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Secretaría de la Unidad
Introducción
La Secretaría de la Unidad, con el apoyo sistemático de las siete Coordinaciones Administrativas a su cargo, continuó impulsando las líneas de trabajo y el plan de actividades establecidas por la administración anterior, gracias a la existencia de directrices precisas.
Al mismo tiempo, a partir de un diagnóstico que se llevó a cabo entre los miembros de la comunidad para conocer su opinión sobre el estado que guardaban los servicios que presta la Secretaría, se diseñaron dos nuevos programas estratégicos, a saber: el programa general de comunicación y el programa denominado “Mejoremos nuestra Casa”.
Ambos programas tienen como objetivo central proporcionar paulatinamente condiciones más propicias para el desarrollo de las actividades académicas de la comunidad en su conjunto, así como establecer mecanismos de comunicación y retroalimentación más eficaces, mismos que permitan contribuir a generar mayor sentido de pertenencia e identidad a la Universidad y a la Unidad por parte de todos su integrantes.
También se llevaron a cabo varios cambios en los responsables de tres Coordinaciones Administrativas y de varias Secciones, con el propósito de revitalizar y mejorar la atención y dedicación del personal de confianza de las llamadas Otras Entidades.
Oficina Técnica del Consejo Académico.
Durante 1993, los miembros de la Oficina Técnica del Consejo Académico realizaron las actividades de apoyo requeridas para el buen funcionamiento de éste órgano colegiado, a través de sesiones y reuniones de sus comisiones y comités electorales.
Asimismo los integrantes de la Oficina Técnica del Consejo Académico apoyaron los eventos de la Rectoría de la Unidad, las sesiones del Colegio Académico efectuadas en la Unidad, los procesos de elección de las Comisiones Dictaminadoras de Area y de Recursos, y brindaron su apoyo al Rector General y a los miembros de la Junta Directiva cuando acudieron a recibir opiniones de la comunidad en torno a los aspirantes registrados para la Rectoría de la Unidad.
a) En relación a las actividades en apoyo al Consejo Académico destacan las siguientes:
-Atención individual a los miembros del Consejo Académico durante las once sesiones del órgano colegiado, las 84 reuniones de las Comisiones y a diez de los comités electorales.
-Gestión ante diferentes instancias internas y externas para obtener los insumos necesarios y apoyar logísticamente los eventos del Consejo Académico.
-Redacción de las Actas de las sesiones, de los dictámenes, informes y minutas de las comisiones y de las convocatorias e informe de los Comités electorales.
-Integración y preservación de la documentación emanada de las actividades del Consejo Académico.
-Difusión, a través de carteles, volantes y comunicados de las convocatorias de los eventos del órgano colegiado.
- Investigación documental para apoyar el trabajo de los miembros del Consejo Académico.
-Expedición de constancias de participación en las actividades del Consejo Académico y en las Comisiones Dictaminadoras Divisionales.
b) En relación al apoyo brindado al Colegio Académico
-Atención individual a los miembros del Colegio Académico durante sus sesiones en la Sala del Consejo Académico de la Unidad.
-Coordinación y apoyo a los procesos de elección del Comité Electoral del Colegio Académico.
-Apoyo logístico para los eventos del Colegio Académico efectuados en la Unidad.
c) En relación a los eventos de la Rectoría de la Unidad
-Apoyo logístico de los eventos efectuados en la Sala del Consejo Académico.
-Coordinación de las reuniones de los jurados Calificadores para el Concurso del Libro de Texto.
-Coordinación de las reuniones de los Jurados Calificadores para el Concurso del Diploma a la Investigación.
-Organización de las ceremonias de premiación a los ganadores del Premio a la Docencia, del Premio a las Areas Investigación, del Concurso del Libro de Texto y de los premios a los alumnos (Diploma a la Investigación, Medalla al Mérito Universitario y Mención Académica).
-Apoyo en las reuniones convocadas para los miembros de las Comisiones Dictaminadoras Divisionales.
-Coordinación y apoyo a los procesos de auscultación que efectuó el Rector antes de integrar las ternas de candidatos a Jefes de Departamento.
Coordinación de Servicios de Información.
La coordinación tuvo como objetivo la consolidación de los servicios ofrecidos a través de acciones específicas en cada una de las secciones.
Dentro del programa de educación de usuarios, el cual tiene como fin la presentación a los alumnos de nuevo ingreso de las instalaciones, servicios, colecciones y apoyos, se atendieron visitas guiadas para 3,500 alumnos.
En abril se empezó un programa de captura y procesamiento físico del material adquirido que tuvo como objetivo abatir el rezago de materiales por procesar que se encontraba en las dos secciones de proceso, el total de volúmenes existente era de 13,200; lográndose poner en circulación, en cinco meses, 11,400 volúmenes, el 94% del total.
En mayo de 1993 fue inaugurado el catálogo público en línea, que marca un importante adelanto en nuestra Universidad en el acceso y consulta del acervo.
Se inauguró una sala de uso de bases de datos en disco compacto en red, la cual esta equipada con un servidor 486 integrado por cuatro torres con capacidad para 21CD´s de manera simultánea y 3 PC`s 386. Su impacto en la comunidad académica fue satisfactorio, impartiéndose talleres para su uso.
Se continuaron los trabajos de automatización del sistema “Inteligente 9000”, alcanzándose un avance del 78.2% del sistema en su totalidad. Este avance se dio de manera completa en el modulo de Selección y Adquisiciones.
En la política de consolidación de la COSEI, se adquirieron 9,328 libros y 533 publicaciones periódicas. Estas correspondieron 1,876 y 3,434 a CBI; 2,352 y 3,140 a CSH y 1,563 y 2,754 a DCyAD respectivamente.
La Sección de Biblioteca dentro de sus actividades relevante atendió un promedio de 3,500 usuarios diariamente, siendo esta, la Sección de mayor afluencia de usuarios. En cuanto a las actividades que realiza la Sección, se puede mencionar que se incorporaron al acervo 10,201 libros de nueva adquisición y 3, 945 volúmenes que fueron encuadernados.
Se atendieron 90,226 solicitudes de préstamo de colecciones a domicilio, y se brindó el servicio de 531, 177 fotocopias.
En la Sección de Hemeroteca y Documentación se mejoró el uso y aprovechamiento de las bases de datos en discos compactos CD-ROM. Además se renovaron las suscripciones de las publicaciones periódicas con las compañías SWETS, para 479 publicaciones extranjeras y DIRSA en lo referente a 55 publicaciones nacionales, las que representaron un promedio de 5,600 fascículos anuales, dando un total de 534 títulos. Se renovaron las suscripciones de los servicios DATALEX y TIPS.
En la Sección de Acervo Audiovisual, se puso en operación el proyecto de organización, codificación y captura de todos los materiales audiovisuales, en lo que se logró un avance del 31% equivalente a 2,854 títulos de los 9114 que integran la colección.
Se ha continuado con la política de seguir enriqueciendo la colección así que se destinó un 7% del total del presupuesto para adquirir 777 videocasetes de diversos temas que apoyan a la docencia. La demanda del servicio de videoclub se incrementó en un 15% en relación a 1992.
Coordinación de Servicios de Cómputo
La Sección de Operación tiene como preocupación la atención a usuarios del centro y equipo de cómputo. En 1993 la reservación individual tuvo un incremento del 30%, siendo más evidente en la DCSH y la DCyAD, pués en sus programas de estudio introdujeron a la computadora como una herramienta de trabajo para un mejor desarrollo académico.
Durante el trimestre 93-O se emitieron 3,325 carnets, de los cuales se registraron 1,478, esto representa el 44.45%. En reservaciones colectivas la Sección de Operación cuenta con 30 computadoras marca Leading Edge, 15 Apple Macintosh, 10 Amiga comodore, 22 Hewlett Packard Vectra 386 y 15 Hewlett Packard Vectra ES. Además se cuenta con dos salones en el edificio D para complementar las actividades requeridas por las Divisiones. El uso de los salones de cómputo se distribuye en un 67.42% para CADA, 16.50% para CyAD y el 16.08% para el resto.
Se requirieron 172 mantenimientos preventivos y 28 correctivos al equipo de la Sección que se realizan tres veces al año durante los periodos intertrimestrales.
En la sustitución de equipo obsoleto para el mejoramiento del servicio se cambiaron 30 computadoras BPM modelo XT por 22 computadoras Hewlett Packard Vectra 386.
En la zona de impresión rápida se compraron seis impresoras marca Epson modelo DFX-5000 que dan 750 cps. Se adquirieron dos computadoras marca Hi series modelo 486 que se utilizaran de servidores de impresión dentro de la sala de operaciones y permitirá al usuario agilizar trabajos dentro de la sala. La ampliación incluyó una nueva instalación eléctrica que permitió reacomodar la sala de una manera más funcional.
La sección de Servicios de Cómputo se encargó de impartir todos los cursos de 15 paquetes computacionales necesarios para el apoyo de las actividades académicas y administrativas. Se impartieron un total de 114 a lo largo del año, 75 para los alumnos, 7 para profesores y 32 para alumnos de servicio social.
La sección de desarrollo de Sistemas busca desarrollar y mantener sistemas de información para las diferentes instancias de la Unidad. Se han desarrollado dos proyectos principales que interactúan con otras Coordinaciones de la Unidad.
El proyecto HP3000 que dota de servicios a las Secciones y Coordinaciones que requieren de la utilización de la HP3000 serie 52 con que cuenta la Coordinación de Servicios de Cómputo. Para la Coordinación de Servicios Escolares se le dio apoyo técnico en los procesos de inscripción-reinscripción, altas, bajas y cambios, y renuncias durante 1993; se liberó un módulo de consultas para alumnos, no puesto en marcha por falta de terminales; se sustituyeron los programas de bajo desempeño de actualización de Kardex, actualización de inscritos y el módulo de carga manual de actas de evaluación y, se liberó el módulo de carga automática de actas. Para la Sección de Servicio Social se liberó el Sistema de registro y emisión de cartas de servicio social y se inició la automatización de la Bolsa de Trabajo. Y para la Sección de Operación de la Coordinación de Servicios de Cómputo se liberó el Sistema de Emisión de Carnets.
El segundo proyecto INTEL9000 pretende automatizar por completo las actividades de la Coordinación de Servicios de Información, se cuenta con una HP9000 con sistema operativo HPUX y el paquete de base de datos relacional ORACLE. Para el Módulo de Selección y Adquisiciones, se liberó su versión 2.0, se estructuró la base de datos y se liberó el manual de usuario. Se liberó en forma semiautomática el Módulo de Análisis Bibliográfico y el programa de impresión de código de barras, se elaboraron las pantallas de catalogación, alta de copias, búsquedas, movimiento de registros, precatalogación y reporte de código de barras y el manual de usuario.
Para el Módulo de Biblioteca se plantearon los procedimientos de depuración de la captura retrospectiva, se liberó el manual de usuario y el manual técnico.
Coordinación de Sistemas Escolares
La Actividad de la Coordinación se ha orientado al registro, revisión, actualización, certificación y control de la información del proceso escolar y los resultados del mismo.
Durante 1993, La Sección de Registro Académico para el servicio a egresados realizó revisiones de historial académico, emitió 1,360 certificados totales de estudio y tramitó 1,257 expedientes de titulación.
Por otro lado, para el servicio a estudiantes tramitó 513 solicitudes de cambio de carrera-Unidad, recibió 304 aspirantes de cambio de División y aplicó el examen correspondiente, manejaron 7,401 actas de evaluación tanto global como de recuperación y capturó 7,000 registros de evaluaciones de recuperación por trimestre en promedio, los cuales suman 21,000 durante el año.
Se llevó a cabo la aplicación del cuestionario sobre evaluación del personal académico a alumnos, conforme a lo contemplado en los artículos 274-5 y 274-7 de las reformas al RIPPPA. En el trimestre 93-I se logró aplicar un 82.9% de las encuestas, en el 93-P un 85.0% y en el 93-O un 87.0%.
La Sección de Análisis y Programación Escolar llevó a cabo en forma cotidiana aclaraciones escolares a los alumnos, es decir, trámite a 174 modificaciones de calificación en evaluaciones de recuperación y 422 en evaluaciones globales. Se capturó un promedio de 7,500 renuncias por trimestre, las cuales suman 22,500 registros durante 1993.
Coordinación de Extensión Universitaria
La Sección de Servicio Social, para brindar apoyo a las Coordinaciones Divisionales de Servicio Social, recibió los documentos probatorios de 1,527 estudiantes, incrementándose el apoyo en un 20.43% y entregó 1,300 cartas de terminación a los solicitantes.
Para apoyar económicamente a estudiantes que realizan su servicio social se obtuvieron 133 becas de la Secretaría de Desarrollo Social, a través del Programa Nacional de Solidaridad, en programas sobre medio ambiente, sectores populares, derechos humanos, vivienda, tecnología alternativa y educación superior. Las becas se utilizaron en su totalidad, correspondiendo 41 a la DCBI, 43 a la DCSH y 49 a la DCyAD.
Los principales programas de Servicio Social fueron el “Programa Integral Comunitario” en colaboración con el Patronato Nacional de Promotores Voluntarios sobre la remodelación de su centro comunitario y el de “Apoyo al municipio de Xiutetelco, Puebla” a solicitud de autoridades municipales sobre levantamiento topográfico para localización precisa de calles principales y tendido de tuberías, e información de la calidad del agua y del suelo.
Se estableció un convenio específico con CANACINTRA para colaborar en la prestación de Servicio Social en empresas afiliadas, al igual que en un convenio con la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos. (CONALITEG).
Se iniciaron las actividades de la Bolsa de Trabajo BTUAM-A para dar seguimiento al mercado laboral de egresados y estudiantes, como un medio para conocer lugar y campo de trabajo de los egresados y retroalimentar los planes de estudio que se imparten.
En la Sección de Orientación se realizaron asesorías profesiográficas a un total de 7,950 aspirantes y 4,580. Asesorías psicológicas y de trámites escolares a alumnos, profesores y empleados. Se realizaron cursos y talleres de mejoramiento profesional y personal, actividades de información contra el SIDA con el apoyo de CONASIDA y AVE DE MEXICO, y la publicación de una serie informativa sobre temas de interés social.
La Sección de Información y Divulgación continuó la realización de originales para la impresión de propaganda, folletería, diplomas, carteles, programas, trámites e invitaciones. Así como el envío de información que debe insertarse en la plana “Casa y Tiempo” que se publicó en los periódicos, La Jornada, Uno más Uno, Tiempo Libre y El Universal. La tarea fundamental de la Sección es la publicación del boletín informativo Códice cuyas solicitudes de propaganda aumentaron en un 9.3% y con el fin de consolidarlo, se invitó a participar a diferentes sectores para crear las nuevas secciones “Sólo alumnos” y “La cosecha” (a cargo de la Asociación de Egresados) que causaron gran aceptación.
El trabajo editorial consistió en la publicación de seis revistas periódicas, 19 libros, 71 trabajos dentro del material de apoyo a la docencia, cinco manuales de computación y seis antologías.
Para fortalecer la vida comunitaria y el sentido de identidad de los alumnos con su universidad la Sección de Actividades Culturales ofreció distintos conciertos; de bienvenida y término de trimestre donde destacaron los grupos Café Tacuba y Mexicanto, los “Miércoles Musicales de Rock”, “Miércoles de guitarra” y el concierto de aniversario con la Orquesta de Cámara de Bellas Artes. Para celebrar el día del Maestro se contó con la participación de la cantante Tania Libertad.
Se realizaron las tradicionales lunadas en coordinación con la DCBI, resaltando la de junio celebrada en el en el Planetario del IPN cuyo tema fue Júpiter y cerró con un concierto de Música electroacústica, y la realizada en la Universidad de Campeche. Se presentó un programa de actividades en el convenio con la Delegación Miguel Hidalgo “Todos los caminos llevan al arte” que se realiza en el Bosque de Chapultepec cada 15 días a lo largo del año.
La Casa de la Cultura de la Delegación Azcapotzalco apoyó en la realización de conciertos, exposiciones y difusión de la universidad, destacando el Primer Aniversario de la Tuna de la UAM y la exposición “Evocaciones Guadalupanas”.
Se organizaron actividades a través de ciclos culturales donde destacaron la “Semana de la dignidad y derechos de los pueblos indios”, “Lo contemporáneo en danza, música y cine”, “Cinco Artistas desde la Universidad” en el Museo de la Estampa, “Sábados Familiares” (espectáculos infantiles), “Hablemos de SIDA”, “India: Imágenes y Contrastes” y “Homenaje a Buñuel” (ciclo de cine).
Las presentaciones de libros más representativas fueron “Diez años y algo más… Memorias del Taller de Danza Contemporánea de la UAM-A”, “Línea Editorial 1992” en el Museo Franz Mayer, “Simpatía por el Rock” apoyado por un concierto del grupo Mama Z, “Recintos fugaces…” en el museo Rufino Tamayo e “Identidades y Nacionalismo” en la Pinoteca Virreinal.
Coordinación de Servicios Administrativos
La Coordinación tiene como objetivo principal administrar los recursos financieros, materiales y humanos de la Unidad.
La Sección de Adquisiciones surtió un total de 1,274 requisiciones, que representan el 86% de lo solicitado, porcentaje bajo respecto del 95% obtenido en 1992. Se realizaron 3,738 compras menores integradas de la siguiente manera: 25% a la DCBI, 17% DCyAD, 6% DCSH y el 52% de otras entidades.
En la Sección de Almacén e Inventarios, en relación al proyecto de Compras Programadas del material de stock iniciado en 1991, ha logrado atender las demandas al 100%. El tiempo de distribución del material de bienes de consumo fue de 2 a 3 días y de 3 a 4 días en los bienes de inversión, considerando la escasez de los recursos humanos y la intervención del Departamento de Patrimonio. El levantamiento físico de los inventarios finales por el sistema de Costo Medio provocó diferencias pero distó mucho de llegar al 0.01%.
La Sección de Caja controla los ingresos y egresos de la Unidad, este año en apoyo a los servicios universitarios atendió a 8,170 alumnos en el cobro de evaluaciones de recuperación, de manera que, el promedio de tiempo por alumno en ventanilla fue de 13 segundos.
La Sección de Contabilidad y Control Presupuestal ha mantenido la productividad y calidad en el porcentaje de documentos devueltos y en los documentos extraviados de 1.54% y 0.04% respectivamente, aunque el incremento en el manejo de documentos fue sólo de un 0.02%. El tiempo de trámite para la comprobación de asistencia a cursos, comprobación de gastos, viáticos y viajes fue de 15 días en promedio, sin embargo en el resto de los movimientos no se llevaron más de dos días.
En la Sección de Personal, la automatización del proceso administrativo realizó 36,523 trámites, es decir, 37.5% menos que el año anterior. El 30% corresponden a servicios y registros de carácter general, el 58% a movimientos de nómina y el 12% restante se relaciona con prestaciones.
A nivel general la Coordinación ha mantenido en promedio un máximo de cinco días hábiles para tramitar un cheque desde su solicitud hasta su última firma. El total de documentos que se recibieron fueron 8,609, incrementándose en un 10.8% respecto a 1992, y sólo el 2.6% de los documentos se devolvió para alguna aclaración.
Coordinación de Servicios Universitarios
La Coordinación ofrece servicios que facilitan los procesos de trabajos académicos y administrativos.
La Sección de Actividades Deportivas obtuvo la representación de la Universidad en cinco disciplinas para los juegos organizados por la Comisión Nacional del Deporte Estudiantil, obteniendo primeros lugares en la etapa estatal y regional.
La Sección de Cafetería realizó un sondeo de opinión sobre el servicio y las demandas de los usuarios, siendo una de las quejas principales la falta de variedad en el menú por lo que a partir de septiembre se inició el ciclo menú de 12 semanas tanto para desayunos como para comidas.
A partir del trimestre 93-O, La Sección de Librería y Papelería inició el sistema punto de venta en el cual el tiempo de servicio en las cajas se redujo de 5 a 1.5 minutos e instaló un sistema de seguridad para reducir las sustracciones del material bibliográfico.
La Sección de Impresión y Reproducción adquirió una máquina para trabajos en offset Solna, una engrapadora industrial y una cámara de vacío, equipo que contribuyó a eliminar el rezago tecnológico.
En diciembre se llevó a cabo el reacondicionamiento físico de la Sección de Servicios Médicos, se estableció un área de urgencias y se renovó el instrumental y equipo con tecnología de punta para mejorar la atención médica.
Coordinación de Servicios Auxiliares
El propósito de esta Coordinación es contribuir y apoyar al normal funcionamiento de la Unidad.
Los servicios de transporte realizados durante el año en el área metropolitana alcanzaron 2,285 viajes correspondiendo el 23% a las solicitudes realizadas por las Divisiones y el 76% a la administración. Se realizaron 76 viajes foráneos de los cuales el 81.6% responden a demandas de las divisiones académicas.
Los trabajos de mantenimiento y conservación fueron 3,227 representaron el 89.89% de las solicitudes realizadas, porcentaje que poco aumento respecto al 87% obtenido en 1992. La distribución fue de un 40% en instalaciones divisionales, 26% en áreas administrativas y el 34% en salones y baños de la Unidad.
Las obras realizadas por la Coordinación sumaron 470 durante el año, de las cuales el 51% se efectuaron en áreas generales, 31% en instalaciones divisionales y el 17% restante en dependencias de la Secretaría y Rectoría.
Las obras más destacadas fueron las adaptaciones de cuatro aulas electrónicas en el edificio “E”, colocación de la primera piedra del edificio de cómputo en junio de 1993, inicio del Programa de Ahorro de Energía en colaboración con el FIDE de la Comisión Federal de Electricidad y Fuerza del Centro; adaptación de oficinas departamentales y de coordinaciones, aulas, planta baja de librería y hemeroteca, salones audiovisuales e instalaciones eléctricas; acondicionamiento de la luz en Plaza roja y estacionamientos, diseño de la plaza de acceso al edificio “H” en el lado sur, construcción de un domo en la cafetería y la construcción de un andador que une a la Avenida San Pablo al Kiosko 1.