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Actividades de servicio y apoyo
En respuesta al reclamo reiterado de la comunidad por la lentitud y escasa claridad de los procedimientos administrativos, durante la semana del 11 al 15 de enero se llevó a efecto la Primera Reunión Anual de Programación cuya finalidad fue propiciar que todos los responsables de instancias académicas y áreas administrativas identificaran, definieran y aclararan las políticas, procedimientos y criterios académico-administrativos para precisar los programas, proyectos y actividades por realizar en 1988.
Durante la reunión se abordaron once grandes temas: El sentido y las metas de la programación, la articulación académico-administrativa, la planeación presupuestal, programática y de crecimiento de la Unidad; las áreas de servicio: biblioteca, transporte, cómputo, servicios escolares y restaurant; los espacios físicos, la docencia, la investigación, la formación de profesores, la extensión universitaria, las unidades de servicio y los problemas institucionales de carácter laboral, estudiantil, académico, más los relativos a los cuerpos colegiados.
La reunión tuvo varios efectos, desde propiciar el conocimiento mutuo, el quiénes somos y qué hacemos, hasta la posibilidad de identificar problemas comunes –algunos urgentes- que planteaban las funciones universitarias. De esta manera se estableció la comunicación directa entre quienes padecían problemas y quienes debían intervenir para resolverlos. Los participantes actualizaron su visión general sobre la Unidad al exponer sus programas para el año y conocer los demás.
Aún cuando distamos de haber superado del todo lo que nos descoordina e incomunica, desde entonces ha mejorado la articulación entre la academia y la administración de la Unidad, ámbitos que durante muchos años habían carecido de nexos operativos claros y eficaces.
Un año después tuvimos la oportunidad de verificar que muchos de los problemas identificados fueron efectivamente atendidos y resueltos. El diálogo entre académicos y administrativos fluye más, las áreas administrativas han recuperado credibilidad y confianza, y a diferencia del tono de irritación y queja que existía hay, inclusive, expresiones de reconocimiento al apoyo que prestan.
Vinculado al Plan de Desarrollo, este procedimiento de programación anual contribuirá sin duda a la operación eficiente de la Unidad.
El apoyo general a la operación académica implicó esfuerzo cotidiano del personal que desempeña funciones administrativas, contables, de control y de atención en las áreas de la Coordinación Administrativa. Recursos Humanos, Recursos Financieros y Control Presupuestal, Servicios Generales y Cafetería, así como e Sistemas Escolares, Servicios de Cómputo y Servicios de Información.
Para el personal que presta estos servicios se procuraron mayores oportunidades de capacitación y se inició un programa de Integración al Medio de Trabajo. Con este orden de medidas, y no con otras que pudieran suponer relaciones tensas y confrontaciones, ha mejorado la actitud hacia el trabajo y la disposición de buen trato.
La sección de recursos humanos ha impulsado también la simplificación de trámites y la difusión de los respectivos procedimientos mediante el Boletín Informativo, Vacaciones, cuidados maternos y días económicos se gestionan con mayor fluidez, así como las licencias y permisos, gracias a la comunicación con las jefaturas administrativas de las áreas académicas.
Se revisaron y actualizaron los manuales de procedimientos, actividad que implicó la modificación de 15 formatos y la elaboración de 5 nuevos. Se elaboraron, entre otros documentos, un directorio de formatos por sección y los criterios para regular el proceso de compra en la UAM, para atender un problema al mismo tiempo técnico y económico, como las compras en época inflacionaria. Igualmente, se sistematizó el control de adquisiciones y se ha dado mayor agilidad a los procedimientos de compra.
Con el propósito de que la comunicación con las áreas académicas se mantenga actualizada, la Coordinación administrativa consiguió remitir tres informes trimestrales a las Divisiones sobre la operación de 1988; los primeros que se preparan con esta periodicidad, aunque la pretensión es que anualmente sean cuatro.
La Sección de Recursos Financieros y Control Presupuestal comenzó a instrumentar los sistemas y procedimientos para el ejercicio del presupuesto por programas a partir de 1989. Este fue el sentido de su participación en tres grupos: la Comisión del Consejo Académico para atender asuntos relacionados con el presupuesto de la Unidad, la Comisión de Presupuesto y la Junta de Coordinación de Presupuesto por Programa.
La Coordinación de Sistemas Escolares adquirió programas de procesamiento de información cuyo potencial para ampliar y precisar los datos que se asientan en cada documento es prácticamente ilimitada y que los incluirá en la medida que los reciba.
Además de los servicios regulares de inscripción, reinscripción y trámite de solicitudes de cambio de carrera, expedición de constancias y documentos diversos, la Coordinación y el flujo de información con las áreas académicas.
Los servicios de transportes y de cafetería funcionaron con regularidad. Se inició la reestructuración de los menús de comida con asesoría de la licenciatura de Nutrición. La cocina alterna 35 menús bajo criterios de balance de la dieta alimenticia.
Durante el año se aumentó el mobiliario de comedor con la compra e instalación de mesas redondas con sombrilla y se mejoró el aspecto del salón II mediante la instalación de lambrín de madera y de plantas de ornato.
Los servicios de cómputo aumentaron su cobertura a una demanda que también va en aumento mediante la instalación de equipo nuevo –que con ser lo más espectacular, no es lo único indispensable- y e mejoramiento de su plantilla con personal para satisfacer las funciones de operación, desarrollo de sistemas, mantenimiento de los equipos, asesoría e impartición de cursos de capacitación.
Un esfuerzo esencial en este campo ha sido procurar que la ampliación de las instalaciones y el uso de equipos de cómputo ocurra bajo premisas elementales de interacción con la Coordinación respectiva, para que al efectuar la selección de nuevo equipo obtengamos la compatibilidad operativa de los aparatos; para verificar la corrección de las redes de energía, asesorar a los usuarios en la selección de posprogramas más convenientes y prever el mantenimiento.
Un esfuerzo específico de la Coordinación de Servicios de Cómputo a favor del Sistema Integral de Información de la Unidad fue el diseño de un Programas para el ejercicio del presupuesto por programa.
En materia de servicios de información también hubo una mejora significativa en la colaboración entre la Coordinación y las Divisiones Académicas. Los comités de biblioteca divisionales, donde participan los secretarios académicos, cumplieron cabalmente el ejercicio presupuestal mediante el proceso de selección de libros.
Otros logros del a COSEI en el año fueron el incremento del acervo, que sumó alrededor de 8,800 volúmenes de diversas disciplinas; 5,000 libros obtenidos mediante donaciones y 3,880 por compra. Las compras directas significaron el beneficio consecuente del descuento, que aumenta las posibilidades de adquisición. También se incrementó el número de suscripciones a revistas especializadas.
Durante el año avanzaron, además las gestiones para conectar la microcomputadora de la Biblioteca a bases de datos internacionales, mediante el sistema Secobi-Conacyt, conexión que deberá establecerse durante 1989.
Espacios físicos
En el Informe de año pasado afirmé con optimismo que habíamos superado la etapa de polvo, ruido, molestias y dificultades para ajustar el edificio central a la reglamentación vigente.
La verdad es que esa situación se prolongó bajo condiciones bastante más severas y presionantes al reconstruir otros edificios de acuerdo con las mismas normas, sobre todo porque tienen laboratorios no tan simplemente sustituibles como las aulas.
En un principio se acordó trabajar sólo sobre el edificio H, sin embargo, la comunidad aceptó también la obra en el G, con la idea de avanzar con mayor rapidez en el programa.
Cuando los constructores reconocieron que era imposible seguir si no se desalojaban los edificios quedamos ante una situación de hecho, con las estructuras abiertas y los muros destruidos, sin lugar para sustituirlos. Las aulas provisionales construidas con el apoyo de la Rectoría General permitieron vaciar el edificio H.
Como quedaba pendiente el edificio G iniciamos un delicado análisis de necesidades para ver como podíamos vaciarlo y enfrentar las cargas docentes. En un principio, logramos desalojar la parte destinada a actividades de investigación en áreas de la Planta Piloto, pero persistía el problema de la carrera de QFB, cuyos únicos laboratorios estaban en el G.
Se acordó que esta carrera trabajara en la mitad del edificio. Mientras tanto, la Rectoría General, por una parte, y los profesores del departamento por otra quisieron verificar las condiciones de seguridad. Los dictámenes técnicos correspondientes coincidieron en que las obras disimulan la estabilidad de la estructura e implicaban riesgos para los ocupantes.
En tal virtud hubo que desalojarlo en su totalidad. El dictamen que nos solicitaron los profesores llegó a fin de 1988 y entonces se acordó vaciar el edificio G después de vacaciones. Los laboratorios se sustituyeron sobrepoblando los nuevos. Por otra parte, se procuró apoyar la docencia con prácticas en la industria y actividades que prescindieran del laboratorio.
Es preciso reconocer una vez más la comprensión de profesores y alumnos a esta situación, que nos obliga a trabajar transitoriamente en condiciones inadecuadas para la investigación y la docencia.
Como consecuencia de los trabajos de reestructuración, la Unidad ha llevado a efecto una serie de obras menores y adaptaciones cuya utilidad es significativa.