<Página anterior - Indice - Página siguiente>

VIII.4 COORDINACION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Coordinador: Ing. Alfredo Rosas Arceo.

La Coordinación sufrió la siguiente reestructuración:

La Sección de Contabilidad y Presupuestos se dividió en dos Secciones: a) Contabilidad y b) Presupuestos.

La Sección de Almacenes e Inventarios se dividió en dos Secciones: a) Almacenes y b) Inventarios.

Se creó la Sección de Convenios Patrocinados. Se modificó el nombre de la Sección de Adquisiciones a Proveeduría. La Sección de Caja no sufrió modificación alguna.

A continuación se resumen las principales actividades desarrolladas:

JEFATURA:

1. Se está procurando la sistematización de la administración hasta el momento las Secciones de Contabilidad con el programa de control presupuestal y la Sección de Presupuestos con el programa de formulación presupuestal, además del diseño del programa de control financiero de los convenios patrocinados son el grado de avance de la sistematización
2. Se autorizaron todos los pagos que efectuó la Unidad y se prestó el servicio de compra de boletos de avión a los miembros de la comunidad que oficialmente tuvieron que asistir a algún evento de interés para la Unidad
3. Se participó en tres seminarios sobre Administración de Universidades en U.S.A., dentro del programa de desarrollo profesional organizado por la Secretaría Auxiliar de Planeación e Información (SAPI)
4. Se adquirió un teletipo (Pantalla), para la captación de la información y también para ofrecerla a las Divisiones y Coordinaciones de la Unidad que la requieran. La adquisición de este teletipo forma parte del programa de sistematización de la Coordinación de Servicios Administrativos.

SECCION DE PRESUPUESTOS:

1. Trabajos Elaborados en 1980

- Formulación de proyectos de presupuesto para 1980 y 1981 para las Divisiones y Coordinaciones.
- Participación en la actualización del programa de control presupuestal
- Colaboración en la actualización del proceso de formulación presupuestal
- Planeación de controles manuales para cuentas especiales con necesidades de información constate, los que se manejarán paralelo con el programa de control presupuestal.

2. Servicios Prestados en 1980.

- Registro de movimientos presupuestales de la Coordinación de Servicios Documentales.
- Formulación de estados comparativos presupuestales para uso de las Divisiones y Coordinaciones.
- Proporcionar informes sobre partidas precisas ejercidas y comprometidas, a los diferentes órganos.

Además de lo anterior, se realizaron las siguientes actividades:

1. Asistencia al curso de Introducción a los Sistemas Computacionales organizado por la Secretaría de la Unidad Iztapalapa el mes de julio de 1980.
2. Participación en diversas reuniones de la Junta de Coordinación de Contabilidad y Presupuestos organizada por la Secretaría Auxiliar de Planeación.
3. Cooperación en la adecuación del programa de Control presupuestal para uso en la Unidad en 1981.
4. Colaboración en el estudio de la posibilidad de utilización de los programas de formulación y de control presupuestal en las otras Unidades.

SECCION DE CONVENIOS PATROCINADOS

Durante el último cuatrimestre del presente año, se realizaron dos trabajos, los cuales fueron concluidos totalmente, éstos fueron:

- Elaboración del instructivo para la documentación manejada en la administración de los convenios Patrocinados.
- Diseño del sistema de control presupuestal para Convenios Patrocinados.

Además de lo anterior, se realizaron las siguientes actividades:

1. Por instrucciones del Coordinador de Servicios Administrativos de la Unidad, se le está presentado apoyo a la Sección de Contabilidad, en la implementación del sistema de control presupuestal, específicamente controlando la alimentación y proceso de : pedidos de la Unidad y notas de entrada al almacén, tanto en bienes consumibles, como de activo fijo manejando una totalidad de documentos compuestos por: a)pedidos de la Unidad 1900, b) Notas de entrada (Activo Fijo) 1000 y c) Notas de entrada (Bienes consumibles) 2300.

2. Durante el último cuatrimestre del presente año, se contó con la oportunidad de asistir a un curso y a un seminario, el primero fue impartido dentro de la Universidad, por el Sr. Fco. Javier Castro, titular de la Sección de Planeación de la Unidad titulado “Introducción a los Sistemas computacionales y utilización de la computadora Hewlet Packard 3000 – III. El Segundo fue impartido por los Licenciados Alberto Menéndez y Luis Ferreiro, siendo impartido dentro de la Unidad y el tema fue “El Presupuesto por Programas”

SECCION DE PROVEEDURIA

Los servicios prestados en general fueron de adquisición de bienes de activo fijo y de consumibles, así como de su control y de información a los usuarios y los mismos están resumidos en los cuadros siguientes:

1. COMPRAS DIRECTAS

2. PEDIDOS FINCADOS EN LA UNIDAD

3. REQUISICIONES ENVIADAS A RECTORIA GENERAL

4.- RESUMEN DE ADQUISICIONES EFECTUADAS POR AREA SOLICITANTE

SECCION DE ALMACENES

A efecto de cumplir con los objetivos de recepción, guarda, despacho y registro de bienes, destinados al uso y/o consumo de los órganos universitarios, la Sección de Almacén funcionó durante el año de 1980 de conformidad a las normas y procedimientos establecidos, de tal manera que permitieron una mayor eficiencia en el servicio, de acuerdo a la creciente demanda y a las necesidades reales de la Universidad.

Los principales servicios prestados fueron la Recepción, guarda y distribución y los datos de los mismos se resumen a continuación:

1. ELABORACION Y TRAMITE DE DOCUMENTOS

a) Documentos recepción:

Notas de entrada al almacén	297
Notas de envío	1(cancelada)
Concentrados	15
Subtotal	313

b) Documentos de distribución:

Vales de salida	308
ordenes de traslado	59
Subtotal	367

Total de documentos elaborados 680

2. RECEPCION

		Importe
Notas de entrada	297	3,540,273.37
Notas de envío	0	0.00
TOTAL		3,540,373.37

3. DISTRIBUCION

		Importe
Vales de salida de almacén	308	890,846.43
Ordenes de traslado	59	2,293,633.67
TOTAL		3,184,479.24

SECCION DE CONTABILIDAD

1. A continuación se presenta un resumen del total de documentos recibidos, contabilizados y tramitados en la Sección

Además de lo anterior, se realizaron las siguientes actividades:

1. Se tiene constantes reuniones con los técnicos de servicios de cómputo responsables del sistema con el propósito de ir corrigiendo y mejorando el sistema para el inicio del año de 1981.

2. Se participó en las reuniones con los responsables de los órganos de la Unidad y de la Rectoría General involucrados en la implantación del sistema de control presupuestal en la Universidad preparando información para explicar e instruir desde el punto de vista de “usuario del sistema”, estudiando las ventajas, necesidades e implementaciones objeto de implantación en las otras Unidades como para la Rectoría General; así como definiendo las políticas a seguir con respecto a las diferentes situaciones que se presenten.

3. Se ha mantenido una constante comunicación con los Asistentes Administrativos de las Divisiones, enviándoles periódicamente una relación de los anticipos para gastos de viaje y viáticos pendientes de comprobar por fecha de antigüedad y la situación actual de su División, ya que teniendo cubierta una de las plazas vacantes en la Sección por medio de Obras Determinadas ha sido posible tener actualizados los Auxiliarios de Deudores Cuenta 1131 Cuentas por cobrar a Empleados. También se han elaborado las conciliaciones de nuestros saldos de los auxiliares contra los de Rectoría General.

4. Se asistió al curso “Introducción a los Sistemas Computacionales y Utilización de la Computadora Hewlett – packard 3000 – III, el cual se llevó a cabo en la Unidad, originado por la Secretaría de la Unidad

5. Se asistió al seminario impartido por los Licenciados Alberto Méndez y Luis Ferreiro, titulado “Presupuesto por Programas” el cual se llevó a cabo dentro de esta Unidad.

6. Se proporcionó una terminal (pantalla) para computador HP – 3000, la cual es para el uso exclusivo de la coordinación de Servicios Administrativos.

SECCION DE CAJA

Los principales servicios prestados fueron:

1. Recepción de Ingresos (copiado, evaluaciones, credenciales, venta de material, cafetería, obtención de Títulos, revisión de estudios, cursos temporales y material de deshecho).

2. Egresos (Cheques elaborados, pago de Nóminas, Pago a Becarios, etc)

Estos servicios son prestados a Rectoría, Secretaría, Personal Académico, Administrativo, Coordinadores y Estudiantes.

Además de lo anterior, en el presente año se envío a una persona al curso de Cajero

Finalmente, se adquirió el siguiente equipo:

- 1 Caja Registradora
- 2 Sumadora – Calculadora
- 2 Franqueadoras.

<Página anterior - Indice - Página siguiente>