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ViI . SECRETARÍA DE LA UNIDAD.

VII . 4 . COORDINACIÓN DE SERVICIOS ADMNISTRATIVOS.

Jefatura : (actividades desarrolladas).

Dentro del objetivo de la Coordinación de llevar a cabo las actividades administrativas, así como los servicios de apoyo necesarios para que se realicen las funciones básicas de la Unidad, evitando interferencias y duplicidad de esfuerzos, se desglosan las siguientes actividades:

· Coordinar los servicios administrativos a su cargo que proporciona a las diversas dependencias de la Unidad.
· Vigilar la dinámica del ejercicio presupuestal.
· Llevar a cabo evaluaciones administrativas de las secciones de la Coordinación.
· Autorizar las erogaciones presupuestales y vigilar el ejercicio presupuestal de las dependencias de la Unidad.
· Mantener comunicación constante con las dependencias con el fin de agilizar los procesos y movimientos presupuestales que coadyuven al cumplimiento de los programas.
· Elaboración del anteproyecto del presupuesto de la Coordinación.

VIII.4.1 ACTIVIDADES DE LA SECCION DE CONTABILIDAD.

C. P. Jorge Montes de Oca.

Dentro del objetivo de contabilizar y registrar simultáneamente todas las erogaciones y compromisos de carácter presupuestal que afecten a la Unidad, se realizan las siguientes actividades:

· Tramitar y codificar la documentación de acuerdo a los requerimientos de Rectoría General.
· Alimentar y supervisar el funcionamiento adecuado del sistema de Control presupuestal.
· Efectuar la contabilización de los comprobantes que originan reembolso.
· Controlar los ingresos y egresos de la cafetería y librería de la Unidad.
· Llevar el registro de los movimientos contables del comprometido y de lo ejercido.

VII.4.2 ACTIVIDADES DE LA SECCION DE PRESUPUESTOS.

Jefe de la Sección: C. P. Alejandro Figueroa Z.

Dentro del objetivo de elaborar el presupuesto anual, así como su control y formulación de estados informativos y comparativos para las dependencias de la Unidad, se desprenden las siguientes actividades:

· Concentrar y analizar los anteproyectos de presupuesto de diferentes dependencias universitarias para la integración del presupuesto anual.
· Alimentar y supervisar el funcionamiento adecuado del sistema de formulación presupuestal.
· Establecer los métodos de control y supervisión del ejercicio presupuestal y observar que el mismo se lleve a cabo con base en los procedimientos generales establecidos, asesorando a las diversas dependencias de la Unidad.
· Rendir informes mensuales del ejercicio presupuestal, a la Coordinación.
· Vigilar y controlar las desviaciones y transferencias que ocurren durante el ejercicio presupuestal de las dependencias de Unidad.
· Mantener comunicación constante con el Departamento de Presupuestos de Rectoría General para efectos de Control Presupuestal.

VII.4.3 ACTIVIDADES DE LA SECCION DE CAJA.

En el objetivo de agilizar el flujo de Caja para contar con elementos que permitan apoyar económicamente las actividades de la Unidad, resultan las siguientes actividades:

· Realizar el pago de los compromisos adquiridos por la Unidad.
· Manejar y controlar los fondos de la Unidad.
· Autorizar y controlar los movimientos bancarios de los recursos de la Unidad.
· Cuidar el oportuno pago de sueldos y prestaciones al personal de la Unidad.
· Presentar trimestralmente el informe de actividades desarrolladas por la Sección a la Coordinación.
· Las demás funciones que le sean encomendadas por la Coordinación.

VII.4.4 ACTIVIDADES DE LA SECCION DE PROVEEDURIA.

Con su objetivo de adquirir y suministrar oportunamente los bienes que requieren las dependencias de la Unidad, surgen las siguientes actividades:

· Adquirir oportunamente los bienes de procedencia nacional que requieren las diferentes dependencias para facilitar los programas de la Unidad.
· Tramitar ante Rectoría General la documentación relativa a bienes de importación y nacionales que la Unidad no está autorizada a adquirir.
· Mantener coordinación con los usuarios acerca de la especificaciones de los artículos solicitados para así determinar las normas de calidad y características técnicas adecuadas.
· Simplificar los trámites para la adquisición, abastecimiento y suministro de bienes.
· Identificar y localizar a proveedores que ofrezcan mejores condiciones de venta.
· Realizar la adquisición directa y distribución de los bienes que así lo requieran.
· Elaborar pedidos de compra en plaza a proveedores, de acuerdo con las políticas de la Institución.
· Controlar y vigilar el cumplimiento de los proveedores en función de lo estipulado en los pedidos.
· Llevar registro y alimentar los archivos de la sección con el fin de llevar el control respectivo y proporcionar la información adecuada.

Objetivo : recibir, clasificar, almacenar y entregar los materiales y artículos destinados a los diferentes órganos de la Unidad en la cantidad requerida para cumplir con sus programas de trabajo.

Actividades :
· Controlar las existencias de acuerdo a las necesidades de los diferentes órganos de la Unidad.
· Verificar periódicamente las existencias en el almacén para efecto de control de inventarios.
· Planear y supervisar el necesario acondicionamiento y equipamiento de los almacenes para lograr su óptima operatividad.
· Establecer controles estadísticos periódicos que permitan evaluar el consumo de los diferentes órganos de la Unidad.
· Elaborar las requisiciones y notas de envío derivadas de las necesidades para cubrir los stocks.
· Vigilar la oportuna y correcta entrega de información a la Sección de Contabilidad. Y a los diferentes órganos involucrados.
· Observar las medidas de seguridad establecidas para el almacén.

Elaboración y trámite de documentos :

Notas de entrada al almacén	2055
Canceladas	12
Notas de envío	45
Concentrados	131
Sub – total	2231
Vales de salida de almacén	3199
TOTAL	5430

 

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