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7.2. ADMINISTRACION
La Dirección de Administración de la Rectoría General revisó la estructura de sus Departamentos, en cuanto a su organización funcional y procedimientos, lo que le generó la creación de la Sección de Intendencia como un área dependiente del Departamento de Servicios Generales, modificación que fue formalizada con el Acuerdo 2/84 del Secretario General, emitido el 15 de octubre de 1984.
En la revisión relativa a los procedimientos, se actualizaron los correspondientes a los Departamentos de Publicaciones, de Compras de Importación y de Compras Nacionales; para este último, se diseñó, desarrolló y probó un sistema computarizado, según acuerdo y necesidades de la Junta de Coordinación de Adquisiciones. Para Compras de Importación el sistema computarizado se encuentra en la etapa de diseño.
Se inició la captura de información para el diseño del sistema computarizado para el cálculo y elaboración de finiquitos, constancias de servicios y control de extranjeros.
También se revisaron y actualizaron las políticas, lineamientos y normas de control de los servicios de fotocopiado, llamadas telefónicas, estacionamiento, pago de salarios, acceso a las instalaciones en horas y días fuera de horario normal de trabajo, notificándose a las diferentes dependencias de la forma de control de dichos servicios.
Con objeto de mejorar la comunicación administrativa con las Unidades y coordinar y agilizar los trámites en las áreas de administración y servicios, se revisaron las necesidades con los siguientes resultados:
En las reuniones de trabajo con los Coordinadores Administrativos de las Unidades Académicas y el Director de Administración, se detectó la necesidad de contar con una Junta de Coordinación de Administración. Se estudiaron y analizaron los términos del Proyecto de Reglamento para dicha Junta; se efectuaron reuniones de trabajo con las áreas de Servicios Generales de las Unidades Académicas, coordinadas por el Jefe del Departamento de Servicios Generales, para la captura de información y la evaluación de la necesidad de crear la junta respectiva.
Continuaron reuniéndose regularmente las Juntas de Coordinación de Personal y Adquisiciones.
De acuerdo a las políticas y controles establecidos, se tramitaron 5,223 documentos tales como: reportes de tiempo extra, recibos de arrendamiento, facturas de arrendamiento de equipo de copiado, facturas de mantenimiento de equipo de oficina, requisiciones, pedidos, reembolsos de fondo fijo y otros; así como la gestión relativa para la celebración de 54 contratos de arrendamiento de inmuebles y de servicios de mantenimiento de equipos.
Los asuntos atendidos como parte de las actividades de gestión de la Dirección de Administración consistieron en su intervención en la gestión ante la Subsecretaría de Inspección Fiscal de la Dirección General de Aduanas, para la autorización y adecuación de un recinto fiscal que permita el manejo y control de nuestras importaciones dentro de las propias instalaciones de la Universidad Autónoma Metropolitana.
Se organizó y efectuó la Reunión Nacional Sobre Administración de Recursos Humanos en las Instituciones de Educación Superior en las Unidades Académicas de la Universidad Autónoma Metropolitana, con motivo del Décimo Aniversario de la Institución, del 13 al 16 de noviembre. A él asistieron 194 participantes en representación de 83 Instituciones, 61 de provincia y 22 de la Zona Metropolitana, así como 36 participantes en representación de la propia Universidad. El evento se realizó en colaboración con la Secretaría de Educación Pública.
Como resultado de la reunión se aceptó que la 2a. Reunión Nacional se lleve a cabo en 1985, en la Universidad de Guadalajara, donde se decidirá si se constituye la Asociación Nacional de Administradores de Recursos Humanos en las Instituciones de Enseñanza Superior.
En lo que corresponde al Departamento de Servicios Generales, cabe destacar algunos servicios por su complejidad, volumen y grado de prioridad: trámites para subir cargas eléctricas ante la Compañía de Luz para el Almacén Central, Teatro Casa de la Paz, Difusión Cultural y la Oficina Técnica de Relaciones de Trabajo; para la adquisición y el cambio de líneas ante Teléfonos de México, S. A., instalación de equipo de facsímil para las tres Unidades y la Rectoría General; líneas de Télex para la Unidad Iztapalapa; adaptación e instalación de las oficinas de la Dirección del Programa de Deportes y Recreación y cambio de seis líneas privadas de la Dirección de Informática al CENDI Azcapotzalco. Se tramitaron también otros asuntos relativos a determinación y contratación del mantenimiento de equipo de máquinas de escribir y calculadoras; el contrato del equipo Multilith de las Unidades y del Departamento de Publicaciones; coordinación y revisión de las unidades automotores de toda la Universidad ante el Departamento Central "Comisión de Ecología", por asignación del Secretario General.
En cuanto a mantenimiento y adaptaciones se incluyen los trabajos de: el Centro de Admisión; el alumbrado en el Departamento de Documentación; el local del Circulo de Lectores; la planta baja, tercero, cuarto y quinto nivel del edificio de Manuel A. Camacho No. 90; las salas de juntas de la Rectoría General; el equipo y muebles del comedor, y en general todo lo que se ha solicitado por parte de la Comisión Mixta de Higiene y Seguridad; la revisión de la instalación eléctrica en el Taller de Publicaciones y colocación de un tablero eléctrico con protecciones adecuadas; el equipo de bombeo en general y redes de comunicación y telefonía (Conmutadores); el equipo del comedor; la supervisión, prueba y puesta en marcha del conmutador de la Tienda; las adaptaciones en el Departamento de Compras Nacionales y de Compras de Importación y el lavado y desinfectado de cisterna y tinacos en Joselillo 6A, y el alfombrado del Teatro Casa de la Paz.
Además, como solicitudes normales se atendieron 826 de mantenimiento, que generaron 1,514 trabajos: 341 de plomería; 110 de carpintería; 28 de pintura; 460 de electricidad y refrigeración; 399 de cerrajería, y 176 de comunicación y telefonía.
El servicio de transporte para entrega de correspondencia, papelería, compras menores, pagos varios y traslado de personal, se dio a través de 13,776 servicios. Se prestaron vehículos en 44 ocasiones, y se efectuaron 8 viajes fuera de la Ciudad de México.
El Almacén Central tramitó: 1,147 notas de entrada; 451 salidas de bienes de activo fijo; 2,600 salidas de bienes de consumo, y 388 órdenes de traslado, con 883 envíos.
El servicio de reproducción y fotocopiado durante el periodo que se informa, permitió atender las solicitudes de 567,758 fotocopias, 74,350 copias en mimeógrafo y el engargolar de 3,973 documentos.
En relación a los abastecimientos de cafeterías en las diferentes Unidades Académicas y Rectoría General, se realizaron compras durante todos los días hábiles de trabajo. Se realizaron las gestiones en lo relativo al surtimiento de víveres de cafetería a través de la Tienda de Autoservicio, los montos aproximados a las compras realizadas por nuestro conducto fueron como sigue:
| Unidad Azcapotzalco | $ 39'255,448.44 |
| Unidad Iztapalapa | $ 35'950,222.31 |
| Unidad Xochimilco | $ 67,351,848.89 |
| Rectoría General | $ 7,501,721.40 |
Por lo que respecta al comedor de Rectoría General se sirvieron durante
el periodo comprendido de enero a diciembre 46,400 platillos.
El Departamento de Publicaciones atendió 454 solicitudes: 316 de la Rectoría General, 111 de la Unidad Azcapotzalco, 3 de la Unidad Iztapalapa y 24 de la Unidad Xochimilco.
Las de Rectoría General consistieron en la impresión de 9,520 carteles; 102,850 folletos y 348,520 trabajos de papelería, y un tiraje total de 37,850 ejemplares, cuyos títulos y número de ejemplares se registran en los anexos. También se proporcionaron 5,107 servicios de fotografía y laboratorio, y 23,326 servicios de producción editorial.
Para la Unidad Azcapotzalco se hizo impresión de papelería por un total de 410,600 copias; 564 servicios de producción editorial; 3,600 ejemplares de Reportes de Investigación, y 150 de Cuadernos de Investigación.
La publicación y el diseño de una antología y 10,000 de papelería, fueron los trabajos realizados para la Unidad Iztapalapa.
Finalmente, para la Unidad Xochimilco se publicaron 8 títulos de Cuadernos del TICOM con un tiraje total de 14 mil ejemplares; 8 Reportes de Investigación con 100 ejemplares de cada uno; 150 ejemplares de un Cuaderno de Investigación; mil de una bibliografía y 52,500 materiales de papelería.