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6. GESTION ADMINISTRATIVA
Para alcanzar los objetivos planteados para las funciones sustantivas de docencia, investigación y preservación y difusión de la cultura es necesario desempeñar actividades administrativas de apoyo que se encarguen de prestar los servicios que demandan dichas funciones. Esto significa que las funciones adjetivas o de apoyo no deben dejarse al margen del trabajo universitario pues no puede menospreciarse el peso que tienen. Es importante ocuparse de aspectos que aunque en ocasiones no tienen un sentido académico si son relevantes para el funcionamiento de la Universidad, tal es el caso de la estructura organizacional encargada de brindar los servicios de apoyo; la planta física disponible y los recursos financieros que, aunados a los aspectos anteriores, se constituyen en elementos decisivos para determinar las alternativas de funcionamiento y desarrollo de la Institución.
La estructura de la Institución está diseñada para responder al régimen de desconcentración funcional y administrativa previsto por la Ley Orgánica. La organización de las tres Unidades les permite resolver sus propios problemas, bajo la coordinación de la Rectoría General que se encarga también de la representación legal de la Institución.
Para atender las funciones sustantivas de la Universidad cada Unidad está integrada por Divisiones y Departamentos, las primeras están definidas por áreas del conocimiento, y los Departamentos por disciplinas específicas y por conjuntos homogéneos de éstas.
La estructura administrativa en las Unidades, encargada de proporcionar los apoyos para el desarrollo de las funciones sustantivas, además de las instancias de apoyo señaladas y reconocidas en el Reglamento Orgánico, cuenta con las Coordinaciones Administrativas dependientes de la Secretaría de la Unidad, abocadas a proporcionar los servicios.
Cada Unidad está facultada para organizar e integrar sus Coordinaciones Administrativas de la manera que lo estime más conveniente. Con algunas diferencias en cuanto a nomenclatura y al número de Secciones que las integran, en las tres Unidades existen Coordinaciones para cubrir todos los servicios requeridos, como por ejemplo: Servicios Administrativos, incluyen todo lo relacionado a contabilidad, presupuestos, caja, almacenes, adquisiciones y personal; Servicios Generales, abarcan intendencia, transportes, vigilancia, conservación; Servicios de Extensión Universitaria, en donde se encuentran las Secciones de actividades culturales, producción editorial, audiovisual y servicio social, entre otras; Sistemas Escolares, encargadas de la administración escolar, el registro académico y la expedición de títulos profesionales; Servicios de Información o Documentales, y los Servicios de Cómputo, que proporcionan este servicio en apoyo tanto de las actividades de docencia e investigación como a las administrativas.
Las Coordinaciones no son las únicas instancias de apoyo, ya que existen otros órganos que bajo diversos nombres cubren las tareas de planeación, como es el caso de las Comisiones de Planeación y de Apoyo y Desarrollo Académico, de Azcapotzalco y de Xochimilco, que son oficinas dependientes del Rector de Unidad; y en Iztapalapa el área de Planeación e Información, supeditada al Secretario de la Unidad.
Por lo que toca a la Rectoría General, ésta se encuentra organizada por Direcciones, las cuales dependen de la Secretaría General que es la instancia encargada de conducir las actividades administrativas generales de la Universidad y que, a través de las Direcciones, coordina las relaciones de la administración de la Rectoría General con la de las Unidades.
Durante 1986, en atención a la restricción de recursos se continuó con la reestructuración de las dependencias de la administración central, así: las funciones y actividades de la Dirección de los Centros de Desarrollo Infantil se encomendaron a nivel de Departamento, a la Dirección de Administración; la supresión de los Departamentos de Perecederos y de Mercaderías y la Sección de Consumos Internos, así como la fusión de diez Secciones en cinco, en la Tienda de Autoservicio. La Dirección de Obras suprimió una Sección y la Dirección de Administración fusionó dos. En la Dirección de Difusión Cultural bajo la denominación de Departamento de Actividades Culturales se integraron los Departamentos de Relaciones Culturales y de Casa de la Paz y desaparecieron las Secciones de Foro y de Programación.
A través de las Juntas de Coordinación, creadas para mejorar el desempeño de algunas actividades administrativas y dar cumplimiento a las medidas que se adopten para el adecuado funcionamiento de la Institución, se analizaron y propusieron soluciones a aquellos asuntos que, de acuerdo a su área de trabajo, les fueron encomendadas por los órganos competentes.
En 1986, funcionaron las Juntas de Coordinación de: Actividades Deportivas; Administración, apoyada por los Grupos de Trabajo de Adquisiciones y de Personal; Admisión; Bibliotecas; Contabilidad y Presupuesto; Difusión Cultural, a la que se respaldó con la integración de un grupo de trabajo responsable de la distribución de las publicaciones de la Universidad; Escolar; Librerías; Obras; Organización y Métodos; Planeación; Presupuesto por Programas; Servicio Social, y Servicios de Cómputo.
Al finalizar el año, la Junta de Rectores y Secretarios fusionó las Juntas de Coordinación de Admisión y Escolar, con objeto de lograr una mejor organización de las actividades de la administración escolar.