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7.2.8. TIENDA DE AUTOSERVICIO
Para dar continuidad a los programas de trabajo planteados para el logro de los objetivos principales como son la revisión de la organización interna y la actualización de los procedimientos en sus principales procesos administrativos, se revisaron nuevamente los manuales elaborados por la Subdirección Administrativa en 1984, además de continuar los trabajos de automatización de los principales sistemas de dicha Subdirección; para apoyar estos trabajos se actualizó al personal de confianza en el sistema detallista de contabilidad y concluyeron los programas de conciliación bancaria, cuentas por pagar, inventario y registro de hojas de catálogo.
Los documentos de organización de la Subdirección de Adquisiciones se concluyeron y están aplicando, faltando la revisión de la Dirección de Planeación y Desarrollo Institucional, para proceder a su formalización.
Por ser el Comité de Adquisiciones un órgano de vital importancia para las operaciones de la Tienda, en forma prioritaria se continúan los trabajos para el establecimiento de su organización interna, revisando con especial cuidado lo relativo a las políticas que deben seguirse para la adquisición de mercancía en los diferentes procedimientos establecidos para ello, como son: aprobación de proveedores de nuevo ingreso, autorización de solicitudes de incremento de precios y resurtido del piso de venta.
Con respecto al cumplimiento de las actividades de los proyectos específicos de trabajo actualmente en desarrollo, puede afirmarse que es satisfactorio como se ha observado en los reportes trimestrales de actividades.
Para evaluar la situación real de las operaciones de la Tienda se solicitó a una instancia externa una auditoria administrativa que tuvo resultados positivos en los tres ciclos de operación revisados: compra, venta y sistema detallista de contabilidad. De esta auditoria externa surgieron algunas recomendaciones que se mencionan a continuación junto con las acciones que se han programado para atenderlas:
Entrenamiento del personal en general: se plantea como un objetivo definido para el próximo año.
Ampliación de los procedimientos de la auditoria interna: aunque esto no es una función propia de la Dirección se han establecido, dentro de los procedimientos redefinidos, algunas medidas de control interno adicionales.
Establecimiento de un plan de adquisiciones: se considera para la redefinición de los procedimientos del piso de venta a fin de contar con un programa de resurtido que contemple máximos y mínimos de existencia de mercancía.
Adicionalmente a esto, se han realizado estudios comparativos con los datos de otras tiendas del sector público, como son márgenes de recuperación, estados financieros, plantillas y convenios.
Con el objeto de mejorar la oferta oportuna de productos básicos, manteniendo un nivel de precios bajos, se integró la Tienda al Programa de Abasto Popular de la Coordinación de Abasto y Distribución del Departamento del Distrito Federal, independientemente de que, en forma interna, se estableció para el presente año un programa de ofertas de mercancías en todas las líneas.
Por sus características, la Subdirección de Operación ha requerido de una revisión general en su organización, que se inició durante el año pasado y de la cual ha surgido una propuesta de reestructuración general, que se espera presentar junto con los manuales de organización y procedimientos que están en elaboración.
Dado que la vigilancia es uno de los principales problemas que enfrenta la Tienda, se han tomado medidas con el propósito de mejorarla. Así, se revisó el funcionamiento general de la vigilancia uniformada, modificando sus políticas, estableciendo un sistema rotativo del personal y de las funciones que realiza, contratando personal calificado con experiencia y ofreciendo capacitación operativa y de relaciones laborales a todo el cuerpo de vigilancia, además de contratar una autopatrulla con 24 horas de permanencia. Para apoyar la vigilancia interna se instaló un circuito cerrado de televisión y se colocó otro tipo de dispositivos de seguridad como alarmas y espejos convexos, además de cadenas para la división de algunas áreas. Como control del acceso del personal y de los proveedores se instalaron puertas especiales y se estableció un registro de visitas. El área de la Sección de Recibo General se modificó para mayor resguardo de la mercancía, adaptando jaulas de metal y puertas especiales para el acceso desde el piso de venta y, finalmente, la supervisión y el control de la Sección de Cajas se aumentó mediante el incremento del personal asignado a esa Sección.
Para el mejor control de la mercancía se actualizó el documento de organización de la toma de inventarios físicos y se realizaron 47 inventarios parciales adicionales a las dos generales programados anualmente.
Se establecieron procedimientos y políticas para el control de la merma, el control de existencias y abasto de mercancía a las cafeterías de las Unidades de la Universidad.
Todo lo anterior ha dado como resultado el pago puntual a proveedores, la oferta de mercancía normal y de temporada cada vez más seleccionada, aunada a la entrega oportuna de las despensas a que tienen derecho los trabajadores.
Para evaluar la situación real de las operaciones de la Tienda de Autoservicio se contrató una auditoria administrativa de los ciclos de operación: compra, venta y sistema detallista de contabilidad, y una comparación de los índices de eficiencia con otras tiendas.
El resultado de carácter positivo, se ha sometido al análisis de diferentes instancias de la Universidad, tomándose en cuenta las recomendaciones para la programación de actividades. Los datos estadísticos referentes a las actividades de la Tienda de Autoservicio, quedan registradas en los anexos.