IX. LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
El desarrollo de la Universidad exige cambios continuos en su estructura a fin de responder eficaz y oportunamente a los diferentes requerimientos y estar en posibilidad de cumplir con los objetivos y metas propuestos. Estos cambios requieren además el desarrollo de una administración dinámica, cuya característica principal debe ser su capacidad de adaptación a las nuevas circunstancias, para coadyuvar a impulsar el cumplimiento de objetivos y metas. Desde este punto de vista, la estructura administrativa no es un proyecto terminado, sino un conjunto de valiosas experiencias, objeto de una constante reflexión y adaptación.
Las realidades presupuestales son cada día más estrechas e imponen una reflexión sobre el quehacer administrativo. La Rectoría de la Unidad ha dado ya los primeros pasos en este sentido, en coordinación con la Junta de Rectores y Secretarios. La solución a esta problemática se fundamenta en la consideración y el análisis de cuatro aspectos fundamentales:
1. Integración de las funciones y actividades de las diferentes instancias administrativas, de apoyo y asesoría interrelacionadas e independientes cuyo fin sea alcanzar objetivos comunes.
2. Establecimiento de nueves unidades operativas mediante la fusión y/o modificación de las existentes, a fin de realizar esfuerzos integrados de personas y recursos que faciliten y agilicen los trámites administrativos por un lado y, por el otro, permiten un ahorro de recursos considerable, cuyo destino deberá impulsar las actividades académicas.
3. Análisis de los niveles jerárquicos asignados a las instancias administrativas, así como la asignación de responsabilidades, a fin de hacerlas coherentes con los objetivos que se persiguen.
4. Determinación de las relaciones entre las instancias operativas para compatibilizar los objetivos y metas de los programas por desarrollar y así puntualizar sus relaciones con las áreas académicas.
En las líneas que siguen hago mención a algunos cambios efectuados y que se ajustan a los lineamientos mencionados.
• Fusión de la Comisión de Planeación y la Coordinación de Asesoría y Desarrollo Académico, cambiando su nomenclatura por la Coordinación de Planeación y Desarrollo Académico.
• La Sección de Orientación (Sistemas Escolares) se fusiona con la Sección de Servicio Social, dependiente de la Coordinación de Extensión universitaria, modificándose el nombre de las dos primeras por el de Sección Social y Orientación, dependiendo orgánicamente de la Coordinación de Extensión Universitaria.
• Incorporación de la Sección de Mantenimiento de Campo, dependiente de la Coordinación de Servicios Generales que en 1983 pasó a la Coordinación de Espacios Físicos.
• Reestructuración funcional y administrativa de la Coordinación de Servicios de Información en donde se crea la Sección de Circulación y la Sección de Consulta y se suprime la Sección de Publicaciones Periódicas, Sección de Servicios al Público y la de Servicios Audiovisuales.
En seguida menciono las acciones más relevantes llevadas a cabo por algunas de las Coordinaciones administrativas.
COORDINACIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN
Con el fin de mejorar la comunicación entre la biblioteca y sus usuarios, se creó el boletín Dinámica Bibliotecaria, mediante el cual se dan a conocer sus recursos y servicios. Dicho boletín es cuatrimestral y hasta la fecha se han publicado el número 5. Los números 6 y 7 se encuentran en prensa.
Se creó asimismo la base de datos del acervo de libros de esta Coordinación, que actualmente contiene 45 mil registros. Entre otras ventajas se cuenta el haber simplificado el trámite computarizado de préstamos a domicilio y el haber evitado en un 70 por ciento el error humano en el tecleo, ya que ahora se teclea un 70 por ciento menos de información. Esto ha sido posible por haber conectado el programa de préstamo con la base de datos.
A lo largo del cuatrienio de que se da cuenta la CSI promovieron y llevaron a cabo dos coloquios nacionales de Automatización en la Biblioteca. Eventos que permitieron dar a conocer el sistema automatizado que se aplica en la biblioteca de la Unidad, así como también estrechar y ampliar las relaciones de intercambio y apoyo mutuo entre diversas bibliotecas.
En tanto se construye el edificio de la Biblioteca, se proporcionó el área actual de Coordinación, un espacio extra de 333 metros cuadros que fueron ocupados de inmediato por el acervo de publicaciones periódicas.
Otras de sus labores consistió en efectuar el análisis del volumen 5 Boletín Informativo de la Unidad –número 1 al 33, con la que en lo sucesivo se podrá localizar cualquier artículo publicado en el mismo, por tema, dependencia, título, nombres mencionados en el cuerpo del artículo y subtítulos.
Simultáneamente se creó un Círculo de suscriptores al Servicio de Información y Documentación para la Investigación Formal, que cuenta actualmente con 55 investigadores en lista, quienes reciben apoyo especial de la biblioteca para desarrollar sus trabajos.
Por último, se elaboró y editó el Manual de Servicios de la Coordinación de Servicios de Información.
COORDINACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Por lo que se refiere a los logros y avances registrados de 1982 a 1986 cabe señalar que al inicio de la gestión se retomaron dos orientaciones básicas: a) La vinculación entre las áreas académicas y administrativas de la Unidad y b) La relación con las diversas instancias de la Rectoría General.
En virtud de lo anterior y a partir del análisis de los procedimientos y flujos de las operaciones se ha logrado un importante grado de desconcentración funcional y administrativa respecto de la Rectoría General en aspectos como adquisiciones, obras, flujo de efectivo, personal, financiero y otros aspectos.
Se ha cumplido asimismo con las disposiciones establecidas –Ley y Reglamento orgánicos básicamente-; en lo referente a aspectos presupuestales y se ha rescatado el concepto de lo que significa la integración presupuestal.
Con lo que se ha logrado un mayor rigor en el análisis de las justificaciones en la presentación presupuestal y el manejo oportuno y claro de cifras significativas en la toma de decisiones.
Por otro lado, el numeroso movimiento de personal académico y administrativo durante este período – licencias, bajas, sabáticos, cambios, etcétera- rebasó muchos de los procedimientos diseñados hace varios años. Para esto, los esfuerzos hasta ahora realizados han permitido reunir y estructurar nuevos procedimientos y políticas acordes al movimiento actual. Los pasos por dar a continuación deberán ser su difusión, discusión, ajuste, aprobación y aplicación.
A fin de enfrentar la crisis económica se ha empezado a negociar con nuestros proveedores de artículos materiales a fin de que, en la medida de sus posibilidades, y sin comprometer a la Universidad, nos ayuden con donativos en mercancías, proyección de audiovisuales e instrucciones para el mejor manejo de nuestros equipos y materiales.
En general, las diversas Secciones de la Coordinación formularon y efectuaron sus cambios y reestructuraciones en atención a la dinámica de la demanda de sus respectivos servicios.
Durante todo este ejercicio fue permanente la labor con los jefes de Sección, solicitándoles una mayor atención hacia la demanda de los servicios y los procesos de trabajo, de tal suerte que estos aspectos han estado siendo sujetos de revisión con el propósito de contar con una organización del trabajo adecuada a las condiciones imperantes.
Finalmente se insistió con los jefes de Sección en la necesidad de que, como profesionales que eran, actualizaran su preparación por medio de la lectura permanente, la asistencia a cursos o seminarios, así como a eventos donde se abordara la problemática de la administración de Instituciones de Educación Superior.
COORDINACIÓN DE ESPACIOS FÍSICOS
En la Coordinación de Espacios Físicos merecen una mención especial los siguientes trabajos:
• Conclusión del Proyecto Arquitectónico de la Biblioteca donde se dará sitio a 450 mil volúmenes y cuya construcción será de 7,000 metros cuadrados.
• Construcción del edificio de laboratorios para la división de CBS. Las obras ya se iniciaron.
• La Construcción de cubículos para técnicos de la carrera de Diseño Industrial
• La Construcción de un andador a cubierta en el acceso sur de la Unidad
• La adaptación de cabinas de radio en la planta baja del edificio “M”, destinados a la carrera de Comunicación Social.
• La adaptación de oficinas y laboratorios de técnicas Culinarias para la carrera de Nutrición, en la planta baja del edificio “M”
• La construcción de baños vestidores para el personal de intendencia y vigilancia.
• La reparación de los daños causados en las instalaciones de la Unidad por el sismo de 1985. Todavía se encuentra pendiente la terminación del edificio “B”.
• La instalación de las siguientes áreas de la planta piloto de fármacos: Técnicas farmacéuticas; síntesis orgánica; farmacología; fermentación; hemoderivados; almacén y vestíbulo.
En cuento al programa de obras de Unidad vía Comité Administrativo del Programa Federal de Construcción de Escuelas (CAPFCE), la Coordinación de Espacios Físicos supervisó las siguientes obras:
Construcción de dos cuerpos del edificio “I”; reestructuración del edificio de Talleres de la Comunicación Social; tercera etapa del edificio de Diseño de la Comunicación Gráfica; escalera y salida de emergencia de los Talleres de Comunicación Social; construcción de bardas en las colindancias norte y poniente de la Unidad; Impermeabilización del edificio “A” y de los Talleres de la Comunicación Social; construcción y equipamiento de un cárcamo de bombeo en la planta piloto de fármacos; reestructuración de los edificios “B” y “G”, debido a los daños resultantes de los sismos de septiembre de 1985 y renivelación del edificio de laboratorios.
COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES
Área de Comunicación Telefónica
En esta Coordinación se realizaron los siguientes trabajos de importancia:
• Se contrataron 17 líneas directas, cinco de las cuales fueron para nuestro conmutador.
• Se instalaron 31 extensiones nuevas de conmutador
• Fueron cableados la zona sur de la Unidad y el edificio “I”
Sección de Intendencia
• Se plantaron 3 mil árboles y 1000 plantas de ornato en la Unidad y en la Clínica Odontológica de Netzahualcóyotl.
• Se recuperaron áreas, habilitándolas como zonas verdes, tal fue el caso de la zona sur de la Unidad y de la zona norte del Centro de Diagnóstico, etcétera.
• Actualmente colaboramos con los promotores del programa de ambientación, a cargo de la división de Ciencias y Artes para el Diseño.
Sección de Vigilancia
• Para generalizar la seguridad del patrimonio universitario y las instalaciones se emitieron circulares tendientes a normar la asistencia a la Unidad en días y horas no hábiles y procedimientos y formatos para controlar la salida de material y equipo de la Unidad y se instalaron seguros y rejas en áreas estratégicas y restringidas a fin de evitar el paso en días y horas no hábiles.
• Se cambió la operativa de vigilancia por áreas y por edificios y se concentró la función a las plantas bajas.
• En el renglón de seguridad personal se levantó un inventario de equipo contra incendio próximo a instalarse en lugares estratégicos en toda la Unidad: y se está desarrollando el programa: Que hacer en casos de emergencia.En esta gestión se le dotó a la Sección de un vehículo propio para la operativa de vigilancia y se instruyó al personal en dos ocasiones en el tratamiento y enfrentamiento del fuego. Una vez por parte de la Comisión de Capacitación y otra por parte de la Coordinación de Servicios Generales.
Está en estudio para su autorización, el Manual de Organización y un texto sobre medidas pendientes a aumentar la seguridad en la Unidad y en los estacionamientos.
Sección de Transportes
Durante la administración 1982-1986 se concentró el equipo de transportes de la Unidad. Se adquirieron también un autobús DINA Olímpico de lujo, un camión de redilas FANSA, un VW Sedán para correspondencia y tres combis de pasajeros para transportación foránea lo que nos permitió renovar equipo y aumentar servicios de transporte. Asimismo se otorgaron servicios a Rectoría General, Tienda de Autoservicio UAM y la Unidad Iztapalapa. Desde 1983 nuestra Sección cuenta con un almacén que le ha permitido optimizar el gasto. Se puede afirmar que hemos dado servicios de transportación por toda la República Mexicana, con comodidad y seguridad. Se promovió el cuidado y uso adecuado del equipo por los usuarios y se dictaron normas que hoy nos permiten asegurar el otorgamiento de los servicios.
Sección de Impresiones
Esta sección comenzó a diversificar su trabajo al elaborar carteles informativos y otros trabajos cuya presentación requiere una mayor calidad, dado que sólo duplicaban bibliografías para la venta. Con ayuda de la Comisión de Distribución Presupuestal del Consejo Académico hemos limitado la reproducción de bibliografía y conjuntamente con la Coordinación de Extensión Universitaria hemos asimilado trabajos que antaño se hacían en talleres del exterior.
Sección de Servicios Médicos
En esta Sección se ha mejorado significativamente el servicio de atención médica primaria dirigido a todos los miembros de nuestra comunidad. En el Programa de Promoción de la Salud hemos abierto cuatro periodos de consulta especializada, que son: Oftalmología, Acupuntura para tratamiento de cuatro padecimientos, Cardiología y Detección de azúcar en la orina. Asimismo se ha emitido un boletín para promover la atención especializada en coordinación con la División de Ciencias Biológicas y de la Salud y la emisión de boletines sobre padecimientos comunes.
En cuanto el proyecto de medicina ocupacional hemos dado pláticas a varios departamentos: proyectando películas y año con año practicando exámenes clínicos y de laboratorio a varias dependencias de la Unidad así como prescrito el tratamiento idóneo.
Sección de Actividades Deportivas
En la Sección de Actividades Deportivas se trazaron programas de trabajo por rama deportiva y durante esta gestión se comenzó a trabajar con mayor coordinación con la Dirección de Deporte y Recreación.
Al proyecto de recreativos se le dio mayor impulso, habiendo tenido Torneos Interiores hasta siete equipos de trabajadores en futbol soccer, cinco de básquetbol y dos de volibol, además de los numerosos equipos de alumnos en las tres ramas deportivas.
En el Proyecto de Actividades Deportivas obtuvimos varios campeonatos del torneo interinidades, así como buenos lugares en los nacionales. Asimismo logramos diversos campeonatos en diferentes torneos en la Ciudad de México y en el interior de la República.
Como datos relevantes diremos que se inició la categoría juvenil de futbol americano y se contribuyó a la integración del equipo “Panteras” de liga mayor.
Iniciamos con la rama de acondicionamiento físico, el proyecto de actividades recreativas y con atletismo, el proyecto de actividades representativas. En futbol soccer acumulamos premios en cinco torneos interinidades.
Se nos otorgó apoyo para comprar equipo médico y de rehabilitación, para entrenamiento en futbol americano y para acondicionamiento físico en las ramas de Remo y Canotaje.
Por último, en coordinación con el Taller de Diseño Industrial, trabajamos en un proyecto de fabricación de botes para Remo y Canotaje.