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VIi . SECRETARÍA DE LA UNIDAD.

VII . 2 . COORDINACIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

Dentro del objetivo de contabilizar y registrar simultáneamente todas las erogaciones y compromisos de carácter presupuestal que afecten a la Unidad, ase realizaron las siguientes actividades:

· Tramitar y codificar la documentación de acuerdo a los requerimientos de Rectoría General.
· Se mantuvieron actualizados los registros en el sistema de control presupuestal.
· Se controlan las solicitudes de gastos de viaje – viáticos y vales provisionales en poder de la Caja.
· Se obtuvieron los saldos mensuales del Almacén de la Unidad y se conciliaron con el Jefe de la Sección del Almacén y Contabilidad General.
· Se proporcionó a la Sección de Presupuestos, en forma mensual, la situación que guardaba el presupuesto, por sección o departamento y coordinación o División, para que ésta a su vez informara a los diferentes órganos y se tomaran las medidas necesarias. Dicho informe se compone de los siguientes reportes:

· Informe Completo del ejercicio presupuestal.
· Estado comparativo del presupuesto.
· Informe parcial del ejercicio presupuestal (totales por Coordinación y /o División).
· Integración por partida presupuestal.
· Integraciones por tipo de documento.

· Se colaboró con el personal de OMP para la elaboración del “manual de operación” de la Coordinación Administrativa

SECCION DE PRESUPUESTOS.

Además de los objetivos de elaborar el presupuesto anual, así como su control y formulación de estados informativos y comparativos para las dependencias de la Unidad, se desprenden las siguientes actividades, realizadas durante el ejercicio 1983.

· Con base a la información proporcionada por los órganos de la Unidad, se procedió a elaborar el Presupuesto de Gastos de Operación e Inversión de 1984.
· Con base en la información de los reportes que procesa la sección de Contabilidad, se elaboraron Cédulas comparativas del ejercicio presupuestal, asimismo, se realizaron análisis de las partidas presupuestales con mayor movimiento en la Unidad.
· Con el auxilio de la microcomputadora Apple y para que la información del ejercicio presupuestal que se presenta fuera más completa se elaboraron gráficas del comportamiento del ejercicio presupuestal, donde se ve con mas claridad las tendencias de cada una de las partidas presupuestales.
· Se procedió a integrar un presupuesto con orientación programática para el ejercicio de 1984, con base en la información solicitada a los órganos de la Unidad y tratando de hacerlo coincidente con el Presupuesto Tradicional .

SECCION DE CAJA.

Siendo el objetivo primordial de la Sección el Administrar los Recursos Financieros de la Unidad, preveniente de los ingresos por subsidios ordinarios, extraordinarios y Depósitos constituidos de acuerdo a las políticas marcadas por Rectoría General.

Las actividades para lograr el objetivo serán:

· Control de Flujo de Caja.
· Programar y realizar el pago oportuno de los compromisos adquiridos por las diferentes instancias de la Unidad.
· Manejar y controlar el fondo revolvente, destinado así como vigilar la fluidez del mismo para que no exista estancamiento de los fondos.
· Cuidar el pago oportuno de los sueldos, así como las prestaciones al personal de la Unidad.
· Recibir y tramitar a los órganos interesados los fondos que proceden de los ingresos (Cafeterías, Librerías, Cuotas, etc).
· Realizar movimientos bancarios requeridos (Depósitos, cambio de cheque, aclaraciones etc.).
· Presentar un Informe Financiero de la Sección.
· Planteamiento y solución a la forma en que el pago de Nómina del Personal Académico se venía efectuando, encontrándose un nuevo procedimiento que consiste en pagar en tres ventanillas a las Divisiones en lugar de una sola, evitando con esto aglomeraciones de horas hombre.
· Estudio y solución al problema referente a que no se comprobaban los Vales de Caja, implementándose la forma de descuentos por Vía Nómina, para lograr mayor fluidez del fondo.
· Implemento del sistema de control de viáticos y gastos de viaje en la Unidad ya que, todo se concentraba directamente en Rectoría, existiendo varias diferencias mismas que, se eliminaron con el sistema ya que nosotros controlábamos directamente la información

.

SECCION DE PROVEEDURIA.

Con su objeto de adquirir y suministrar oportunamente los bienes que requieran las dependencias de la Unidad, surgen las siguientes actividades:

· Adquirir oportunamente los bienes de procedencia nacional que requieren las diferentes dependencias para facilitar los programas de la Unidad.
· Tramitar ante Rectoría General la documentación relativa a bienes de importación y nacionales que la Unidad no está autorizada a adquirir.
· Mantener coordinación con los usuarios acerca de las especificaciones de los artículos solicitados para sí determinar las normas de calidad y características técnicas adecuadas.
· Simplificar los trámites para la adquisición, abastecimiento y suministro de bienes.
· Identificar y localizar a proveedores que ofrezcan mejores condiciones de venta.
· Realizar la adquisición directa y distribución de los bienes que así lo requieran.
· Elaborar pedidos de compra en plaza a proveedores, de acuerdo con las políticas de la Institución.
· Controlar y vigilar el cumplimiento de los proveedores en función de lo estipulado en los pedidos.
· Llevar registro y alimentar los archivos de la sección con el fin de llevar el control respectivo y proporcionar la información adecuada.

SECCION DE ADQUISICIONES.

INFORME DE ACTIVIDADES DEL PERIODO AÑO DE 1983.

Descripción de Actividad.

Compras Directas.

Pedidos fincados en la Unidad.

Requisiciones enviadas a Rectoría General.

SECCION DE ALMACENES.

Objetivo: Recibir, clasificar, almacenar y entregar los materiales y artículos destinados a los diferentes órganos de la Unidad en la cantidad requerida para cumplir con sus programas de trabajo.
Actividades:

· Controlar las existencias de acuerdo a las necesidades de los diferentes órganos de la Unidad.
· Verificar periódicamente las existencias en el almacén para efecto de control de inventarios.
· Planear y supervisar el necesario acondicionamiento y equipamiento de los almacenes para lograr su óptima operatividad.
· Establecer controles estadísticos periódicos que permitan evaluar el consumo de los diferentes órganos de la Unidad.
· Elaborar las requisiciones y notas de envío derivadas de las necesidades para cubrir los stocks.
· Vigilar la oportuna y correcta entrega de información a la Sección de Contabilidad. Y a los diferentes órganos involucrados.
· Observar las medidas de seguridad establecidas para el almacén.

Elaboración y Trámite de Documentos 1983.

Documentos de Distribución.

SECCION DE INVENTARIOS.

· Mantener actualizado el inventario de bienes de activo fijo, patrimonio de la Unidad.
· Elaborar el catálogo de los bienes existentes de las dependencias universitarias.
· Supervisar la oportuna y eficiente distribución de los bienes de activo fijo a los diferentes órganos de la Unidad.
· Proporcionar información completa, veraz concisa y oportunamente a las autoridades de la Unidad, así como a las Secciones que la requieran.
· Controlar el equipo recibido por la Unidad Iztapalapa en calidad de préstamo o donación.
· Levantar inventarios físicos en los diferentes órganos universitarios.
· Elaborar vales de resguardo por persona que amparen los bienes que tenga bajo su custodia.
· Presentar trimestralmente el informe de actividades desarrolladas por la Sección a la Coordinación

.

Número de Documentos manejados y elaborados por la Sección en el año de 1983.

Notas de entrada	307
Ordenes de traslado	320
Finiquitos	81
Actas Administrativas	19
Vales de Resguardo	154

DISTRIBUCION POR AREAS DE BIENS DE ACTIVO FIJO – SECCIÓN INVENTARIOS.
ENERO – DICIEMBRE 1983

COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL.

COMISION MIXTA GENERAL DE VIGILANCIA DE PROCESOS DE INGRESO, PROMOCION Y PERMANENCIA DEL PERSONAL ACADEMICO.

· Recepción, revisión y verificación presupuestal de las solicitudes de personal académico.
· Vigilancia en el procedimiento que se lleva a cabo en la Comisión Mixta.
· Información y control de las convocatorias, publicaciones y resoluciones de las plazas de la Unidad.
· Proporcionar información al órgano que lo solicite.
· Preparar reportes periódicos sobre el desarrollo del trabajo.
· Solicitar, obtener y analizar documentos y expedientes que se requieran para el desarrollo de su trabajo.
· Efectuar actividades afines o similares a las anteriores derivadas de su puesto, que le sean encomendadas.

COMISION MIXTA GENERAL DE VIGILANCIA EN LOS PROCESOS DE INGRESO Y PROMOCION DEL PERSONAL ACADEMICO
PLAZAS POR CONCURSO DE OPOSICION 1983
DIVISION	Dictaminadas (Trámite RL)	Plazas por publicar	Desiertas	Pendientes de Dictamen	Total de Plazas
DCBI	24	0	8	7	39
DCBS	14	0	8	15	37
DCSH	19	0	10	40	69
TOTAL	57	0	26	62	145

 

C. M. G. DE V. EN LOS P. DE I. Y P. DEL P. A.
PLAZAS DE EVALUACION CURRICULAR 1983
DIVISION	DICTAMINADAS (TRAMITE RL)	PORCENTAJE DE PLAZAS CON RL	DESIERTAS	TOTAL
DCBI	148	88.23	22	170
DCBS	140	72.53	53	193
DCSH	315	68.62	144	459
TOTAL	603	73.35	219	822

· Recepción, revisión, tramitación y control de las solicitudes de personal.
· Intervenir en la negociación que se lleva a cabo en la Comisión Mixta.
· Información y control de las convocatorias, publicaciones y resoluciones de las plazas de la Unidad.
· Proporcionar información al órgano que lo solicite.

COMISION MIXTA GENERAL DE ADMINISON Y ESCALAFON DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
SOLICITUDES TRAMITADAS ENERO – DICIEMBRE 1983
AREA	INDETERMI-NADAS	TEMPORALES	TOTAL
DCBI	13	1	14
DCBS	1	2	3
DCSH	10	8	18
SEC. RECT.	4	2	6
CSE	6	3	9
CEU	8	6	14
CSD	6	13	19
CRH	3	1	4
CSG	105	8	113
CSA	5	6	11
CRM	11	8	19
INF. Y SIST	3	5	8
CISE	1		1
TOTAL	176	63	239

 

COORDINACION DE RECURSOS HUMANOS SECCION DE REGISTRO Y CONTROL
AREA	ALTAS DEF.	BAJAS	ALTAS TEMP.	BAJAS TEMP.	PRORROGAS TEMP.	RENUNCIAS TEMP.	TOTAL
Rectoría	1		1				2
Secretaría
Inf y Sist	3	2	1				6
CISE
DCSH	1		1				2
DCBS
DCBI	6						6
CSA	1	1			2	1	5
CRH
CSG	19	2					21
CSE	2		1		1		4
CEU			2				2
CSD	1	2	5		1		9
CRM	2	1					3
TOTAL	36	7	12		4	1	60

 

COORDINACION DE RECURSOS HUMANOS SECCION DE REGISTRO Y CONTROL
AREA	ASCENSO ESCALA-FONARIO (INTERNO)	ASCENSO ESCALA-FONARIO (EXTERNO)	CAMBIO DE ADSCRIPCION (INTERNO)	CAMBIO DE ADSCRIPCION (EXTERNO)	SOLICITUD DE PERSONAL ADMVO.	TOTAL
Rectoría		1	1			2
Sría.		1			7	8
Inf y Sist			2			2
CISE
DCSH	1			1	7	9
DCBS		1			1	2
DCBI	3				4	7
CSA	1				3	4
CRH	1	1	1		2	5
CSG	16	8	1	16	26	67
CSE	2				4	6
CEU	4	2			7	12
CSD		1			8	9
CRM	3		1		11	15
TOTAL	31	14	6	17	80	148

 

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