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LA ADMINISTRACION COMO APOYO A LAS ACTIVIDADES ACADEMICAS
Desde el inicio de esta gestión, se ha trabajado para dotar a la Unidad con un modelo de administración confiable y capaz de responder de manera eficiente a las demandas que genera el quehacer académico que se desarrolla en la institución.
A partir de la autoevaluación que en 1991 realizó la Secretaría de la Unidad de los servicios que ofrece en apoyo de las diversas funciones de la Universidad, fue posible identificar los problemas que impiden su operación eficiente y así formular diversos proyectos de desarrollo en las áreas administrativas orientados a incidir en la problemática existente, evitar variaciones en la calidad de su operación y optimizar y priorizar los recursos destinados a la gestión de los mismos.
Durante el período que cubre este informe, los mayores esfuerzos de la Secretaría de la Unidad han estado dirigidos a poner en práctica diversos proyectos de desarrollo para mejorar y hacer más eficiente los servicios que presta la administración.
Se puso en práctica el programa de conservación y mantenimiento al equipo e instalaciones de la Unidad que fue dado a conocer al Consejo Académico a finales de 1991. Este programa ha permitido ampliar la cobertura del servicio preventivo, reduciendo el número de servicios correctivos y hacer un uso más eficiente de los recursos con los que contamos para llevar a cabo esta función prioritaria de protección del patrimonio de la Universidad.
Se puso en marcha el sistema integral automatizado de Caja con el propósito de organizar sus actividades y proporcionar un servicio más eficiente y de mayor calidad a la comunidad universitaria en materia de recepción y dotación de recursos financieros. Asimismo, se encuentra ya operando el sistema automatizado de control presupuestal lo que ha permitido a la Coordinación de Servicios Administrativos un registro, control e interpretación más adecuado de los recursos asignados a la Unidad y su ejercicio transparente por parte de las áreas de investigación, Departamentos, Divisiones y Coordinaciones Administrativas.
En cuanto al parque vehicular se puso en práctica un programa de mantenimiento preventivo y el sistema automatizado para su control que facilita el seguimiento y asignación de vehículos tomando en cuenta el tipo de requerimiento del usuario y el mantenimiento de las unidades. El parque vehicular se modernizó con la adquisición de 6 nuevas camionetas Ford que fueron adaptadas para responder a las necesidades de los profesores - investigadores en sus salidas de campo. En cuanto al servicio de fotocopiado y en la Sección de Impresión y Diseño. Se adquirieron equipos modernos y más eficientes con lo cual se logrará un ahorro importante de recursos y la mejoría del servicio.
Con el objeto de dar un trámite eficiente a las solicitudes de servicios, se elaboró y se puso en práctica el Manual de procedimientos simplificados de la Administración, lo cual ha permitido una revisión constante de las formas de organización del trabajo para adecuarlo a las necesidades de las actividades académicas y reducir considerablemente el número de trámites que en el pasado había que realizar para dar cauce a una solicitud determinada. Se elaboró también el Catálogo de Servicios para trabajadores y alumnos con el fin de dar a conocer los servicios que la administración ofrece a la comunidad y los trámites que hay que seguir para obtener dichos apoyos.
Actualmente, se encuentra en su fase inicial el Sistema de Prevención de Desastres y Protección Civil cuyo objetivo es aplicar y coordinar los mecanismos para la prevención y mitigación de desastres.
Cabe mencionar, que a pesar de los esfuerzos realizados en estos años para mejorar los servicios que presta la administración en apoyo a las actividades académicas, todavía existen situaciones y problemáticas que es necesario superar para que la academia y la administración no se vean como actividades antagónicas. Algunas de estas situaciones y problemas se han generado por el constante crecimiento de las actividades académicas en la Unidad y por la reducción en el presupuesto de operación asignado a la administración. En mi opinión la solución de estos problemas requiere del diseño de programas innovadores y la conjunción de intereses y propósitos de los diferentes actores de la Universidad.