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VII . SECRETARÍA DE LA UNIDAD.

VII . 1 . UNIDAD DE INFORMACIÓN Y SISTEMAS.

CENTRO DE COMPUTO.

El Centro de Computo, debido al dinamismo que vive y a la creciente población que requiere de los servicios que se prestan, inició en el período de 1982, la descentralización de procesos de datos al canalizar terminales conectadas al sistema HP – 3000 – III y equipo micro - computacional a las divisiones académicas, con el fin de apoyar el desarrollo de las funciones de docencia e investigación.

Con el fin de reforzar la estructura del Centro y contar con un soporte de comunicaciones en los servicios de procesamiento de datos se creó la Sección de atención a usuarios la cual registró:

· 1,350 usuarios activos
· 83,642 horas servicios de HP – 3000 – III
· 12,220 horas de servicio Micro Apple
· 3, 702 horas servicio de CDC
· 60,000 etiquetas impresas
· 3,200 préstamos de manuales de consulta
· 1,705 préstamos de diskettes

En el Sistema HP – 3000 – III se registraron:

· 86,791 Procesos
· 1,436 horas de procesador
· 45,984 horas de conexión
· 1’069,579 Registros leídos
· 24’181,403 Registros impresos
· 281’340,160 Caracteres Almacenados.

Todos estos recursos utilizados por el personal académico y administrativo.
Entre otras actividades se identificaron y reacondicionaron el cableado de comunicación de las terminales conectadas al sistema HP.
· Se revisaron la calidad de comunicación de las terminales conectadas al Sistema HP
· Se instaló el sistema de comunicación HP – 3000 CYBER 173 a través del Emulador UT 200 – Berlín.
· Se inició el proyecto de diagnóstico automático de fallas en líneas privadas junto con el departamento de Ingeniería Eléctrica.
· Se ofrecieron cursos y asesorías al personal académico y administrativo.

PLANEACION.

PROYECTO BIBLIOTECA

1. SUBSISTEMA CATALOGACION.

NOTA: El trabajo de este sistema quedó detenido para brindar apoyo en la implementación y liberación del subsistema adquisiciones.
1.1 Reuniones con el personal de catalogación para definir los puntos faltantes en el documento de funciones y procedimientos.
1.2 Elaboración del documento de funciones y procedimientos anexos al mismo
1.3 Se elaboró un programa en lenguaje FORTRAN para la impresión de fichas catalográficas

2. SUBSISTENCIA ADQUISICIONES.

2.1 Reuniones con el personal de Adquisiciones para afinar los puntos que se refieren a:
a) Asesoría al personal de Adquisiciones para la operación del Sistema
b) Carga del archivo histórico
c) Carga y actualización de los archivos maestros.

En le mes de mayo se detectaron deficiencias técnicas en este subsistema, que obligó al personal a realizar una exhaustiva revisión para detectar las fallas. Esto trajo como consecuencia que la codificación en las fichas de adquisiciones realizadas por espacio de casi tres meses haya sido detenida. En los meses siguientes se procedió a hacer una evaluación general del sistema, resultando de ella básicamente dos alternativas; la primera era continuar la revisión y corrección de los programas integrantes del subsistema; la segunda era el diseño de un nuevo sistema, y se resolvió por esta última, iniciándose el diseño de un sistema que cubra otros aspectos como Registro de Acervo y Préstamos; éste sistema se realiza conjuntamente con la División de CBI.

3. ACTIVIDADES CON LA SECCION DE SERVICIOS AL PUBLICO.

3.1 ENCUESTA CON USUARIOS DE LA BIBLIOTECA. Se participó con el personal de Servicios al Público en la realización de una encuesta con los usuarios de la biblioteca, con miras a mejorar los servicios que presta la misma.
3.2 Se colaboró en la planeación para el mejoramiento de la distribución del mobiliario utilizado en servicios al público.

EMISION DE ESTADISTICAS

1. ESTADISTICAS DE DOCENCIA.

1.1 Se hicieron modificaciones a los programas con los que se obtienen estadísticas a fin de obtener información acerca de los alumnos inscritos en Maestrías que se imparten en la Unidad
1.2 Debido a los cambios hechos por Rectoría General en al estructura de los datos, que a su vez motivó a efectuar cambios en los programas, las estadísticas correspondientes al Trimestre 82 – P, se emitieron con retraso.
1.3 Para el Trimestre 98 – O, se generaron las estadísticas, distribuyéndolas entre las autoridades académicas y administrativas de la Unidad.

2. ESTADISTICAS DE ADMISION.

2.1 Se corrió el programa correspondiente, obteniéndose las Estadísticas
2.2 Se emitieron y compaginaron copias de las Estadísticas.
2.3 Se distribuyeron dichas Estadísticas a las diferentes autoridades académicas de la Unidad. Estas Estadísticas se emitieron con retraso debido a que no fue atendida a tiempo nuestra petición de datos a Rectoría General.
2.4 Se emitieron las estadísticas del trimestre 82 – O, distribuyéndolas entre las autoridades académicas y administrativas de la Unidad.

CAPACITACION DEL PERSONAL

1. El personal de nuevo ingreso, a través de la lectura de manuales, se adentró en el uso del equipo Hewlett – Packard
2. Asistencia de una persona al curso “Diseño Control y Planificación de Proyectos Informáticos” impartido por el CREI en la Habana, Cuba.
3. Asistencia de dos personas al curso SPSS impartido en el IIMAS de la UNAM
4. Asistencia de una persona a la mesa redonda sobre el desarrollo de la Informática en México organizada por la Fundación Rosenblueth.
5. Asistencia de una persona al “Taller sobre Planeación de la Educación Superior” organizado por la ANUIES, del 8 de noviembre al 10 de diciembre de la Cd. De México.
6. Asistencia de una persona al seminario sobre “IMAGE- 3000” impartido por Hewlet – Packard en al Cd. De México

SELECCION Y CONTRATACION DE NUEVO PERSONAL.

Con objeto de cubrir vacantes en Planeación, se efectuó un proceso de Selección de personal que cubrió
1. Contactos con interesados en ocupar las vacantes.
2. Entrevista
3. Evaluación general oral
4. Contratación de tres personas, como asesores técnicos

CURSO IMPARTIDO POR PLANEACION

En el mes de Diciembre, el Sr. Ricardo González M. inició el curso “Manejo y Programación Basic” aplicado a la microcomputadora APPLE.

PROGRAMA DE EDUCACION BASICA PARA ADULTOS

1. Se participó en reuniones en Rectoría General con representantes de Secretaría General, de la SEP y representantes de las 3 unidades para acordar la forma en la que se trabajaría.
2. Se inscribieron los alumnos y en base a su horario de trabajo y a sus posibilidades se forman grupos y horarios necesarios.
3. Se realizaron juntas en las que participó el Sindicato de la Unidad para acordar las formas en que se llevaría a cabo el Programa
4. Se dotó a todos los alumnos y asesores de los libros necesarios que la Universidad estaba comprometida a dar por previo acuerdo.
5. Se busco a los asesores necesarios para realizar dicho programa.
6. Se ofreció la información y facilidades necesarias a todas la personas interesadas en participar en este programa.
A partir del 1º. De Diciembre, esta función pasó a depender de Organización Métodos y Programación

SISTEMA DE FORMULACION PRESUPUESTAL

Dados los cambios al organigrama de la Unidad y de a cuerdo a las peticiones de la Coordinación de Servicios Administrativos se han estado modificando los archivos afectados por dichos cambios.

SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTAL

Al igual que el Sistema de Formulación Presupuestal se han hecho cambios necesarios de acuerdo con la Coordinación de Servicios Administrativos.

SISTEMA DE INVENTAIROS

Se tiene desarrollado este Sistema con un avance del 75%, y probado su funcionamiento en un 50%
Se inició el proceso de cambios necesarios en el Sistema de Inventarios de Activo Fijo a fin de pasarlo a base de datos, los cuales van desde la captura de datos hasta la explotación del Sistema.
NOTA. Se le ha venido dando mantenimiento a los Sistemas de Personal, Plantillas y Comprometido ejercido

SISTEMA DE ESTADISTICAS DE UEAS A PARTIR DEL KARDEX

1. Se han obtenido del personal de la Coordinación de Servicios Escolares todos los archivos que necesita el sistema
2. Se ha validado la información existente en estos archivos ya que existen algunas anomalías
3. Posteriormente se han creado programas que sintetizan y acomodan de una manera accesible toda la información rescatable y pertinente al sistema. Dicha información es guardada en unos archivos propios del sistema. Debido a que estos programas manejan dicha información, son muy lentos, por lo cual, se encuentran ahora en una etapa de depuración.
4. Se ha comprobado que los programas del punto anterior arrojan información válida
5. Se realizaron programas que crean una gran variedad de reportes. Faltan pro llevarse a cabo rutinas que seleccionen y controlen la información requerida por el usuario.

CORDINACION DE RECURSOS HUMANOS

Se le dio mantenimiento a los siguientes sistemas:
1. Control de personal
2. Plantilla de personal

ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LA SECCION DE ORGANIZACION METODOS Y PROGRAMACION DURANTE EL AÑO DE 1982

COORDINACION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

1. Procedimientos:

· Procedimiento Integral para el Pago de Honorarios a Profesores Visitantes.
· Procedimiento Integral para el Pago de Honorarios.
· Procedimiento Integral para el Reembolso de Fondo Fijo.
· Procedimiento Integral para el Control de Inventarios (Altas)
· Procedimiento Integral para el Control de Inventarios (Bajas)
· Manual de Operación para el Programa de Deudores Diversos.
· Procedimiento Integral para la entrada y salida de mercancías al almacén
· Procedimiento Integral para las solicitudes de compra
· Procedimiento Integral para la Solicitud de Viáticos y Gastos de Viaje
· Procedimiento Integral para Comprobación de Viáticos y Gastos de Viaje.
· Procedimiento Integral para la entrega del Fondo Fijo de la Caja al Responsable.
· Procedimiento Integral para el Arqueo de Caja.
· Procedimiento Integral para el incremento de la cuenta corriente de cheques
· Procedimiento Integral para la compra de giros bancarios.
· Procedimiento Integral para la autorización de Vales de Caja Provisionales
· Procedimiento Integral para la Recepción y Pago de Sueldos al Personal

2. Formatos (Diseño y Rediseño):

· Reporte de Movimientos de Activo Fijo
· Recibo de caja
· Programa de Eventos con pago a través de honorarios.
· Relación de recibos para pago de honorarios
· Aviso de Movimiento de Activo Fijo (Inventarios)
· Acta Administrativa para la Desaparición de Bienes de Activo Fijo

3. Trabajos Especiales:

· Programa de Deudores Diversos
· Instructivo para el Seguimiento de Pedidos Fincados
· Instructivo para el llenado de la forma de Aviso de Movimientos de Activo Fijo
· Asistencia Técnica en la carga inicial del Sistema de Inventarios.

COORDINACION DE RECURSOS HUMANOS

1. Procedimientos:

· Procedimiento Integral para el Reporte de Tiempo Extraordinario.
· Procedimiento Integral para Reportes de Ausencia
· Procedimiento Integral para Reportes de Tiempo Trabajado en días de descanso semanal u obligatorio
· Procedimiento Integral para la Solicitud de Días Económicos
· Procedimiento Integral para el Trámite de Incapacidades Médicas Particulares
· Procedimiento Integral para el Control de Tarjetas de Asistencia.

2. Formatos (Diseño y Rediseño):

· Control de Profesores Extranjeros
· Control de Profesores Extranjeros CGT
· Control de Pagos de Honorarios.
· Trámite Solicitado a Jurídico
· Solicitud de Expedientes
· Reporte de Tiempo Extraordinario.
· Reporte de Tiempo Extra Trabajado en día de descanso semanal u obligatorio.
· Solicitud de días económicos.

COORDINACION DE SERVICIOS DOCUMENTALES

1. Procedimientos:

· Procedimiento Integral de Adquisiciones de la Biblioteca UAM – I
· Procedimiento Integral para la Adquisición de Material Bibliográfico (librería)
· Procedimiento Integral para la Venta de Libros (librería)
· Procedimiento Integral para Ventas de Mostrador (librería)
· Procedimiento Integral para el Análisis Bibliográfico
· Procedimiento Integral para la Encuadernación de material Bibliográfico
· Procedimiento Integral para la Recuperación de material Bibliográfico para el caso de Personal de la Unidad
· Procedimiento Integral para la Recuperación de material Bibliográfico para el caso de los Alumnos de la Unidad.
· Procedimiento Integral para el Préstamo de Cubículos de Estudio y Máquinas de Escribir (Biblioteca)
· Procedimiento Integral para la Integración de la Colección de Reserva
· Procedimiento Integral para la Exposición de Material Bibliográfico
· Procedimiento Integral para el Préstamo de Material Bibliográfico a Domicilio
· Procedimiento Integral para la Solicitud de Préstamo Inter – bibliotecario
· Procedimiento de Área para la Intercalación de Material Bibliográfico
· Procedimiento Integral para la Determinación del Material Bibliográfico susceptible a encuadernación
· Procedimiento Integral para la Suscripción a Publicaciones Periódicas
· Procedimiento Integral para la Reclamación de las Publicaciones Periódicas
· Procedimiento del Área para la Exhibición e Intercalación de las Publicaciones Periódicas.
· Procedimiento Integral para la Encuadernación de las Publicaciones Periódicas
· Procedimiento Integral para la Renovación y Cancelación de las Publicaciones Periódicas
· Procedimiento Integral para la Adquisición de Libros
· Procedimiento Integral para la Obtención de información bibliográfica
· Procedimiento Integral para la Utilización del Servicio de microfichas
· Procedimiento Integral para el Servicio de Fotocopiado
· Procedimiento de Área para la Elaboración del Boletín de Adquisiciones Recientes.
· Control de la Información bibliográfica obtenida por SECOBI.

2. Formatos (Diseño y Rediseño):

· Solicitud de Pedido (librería)
· Solicitud de Préstamo Inter - bibliotecario
· Préstamo Inter - bibliotecario
· Papeleta de Préstamo Domiciliario
· Control para el Registro de Máquinas de escribir utilizadas en la Biblioteca
· Control para el Registro de Cubículos de Estudio en la Biblioteca
· Control de Usuarios.
· Solicitud para el Servicio de Consulta a Bancos de Datos (SECOBI)

3. Trabajos Especiales:

· Revisión y Actualización del Reglamento para la Coordinación de Servicios Documentales.

COORDINACION DE SERVICIOS GENERALES

1. Procedimientos:

· Procedimiento Integral para la asignación de vehículos o transporte
· Procedimiento Integral para la solicitud de alquiler de vehículos
· Procedimiento Integral para el Mantenimiento General de los Baños de la Unidad.

2. Formatos (Diseño):

· Reporte de Falta de Limpieza

COORDINACION DE RECURSOS MATERIALES

1. Procedimientos:

· Procedimiento Integral para la realización de obras y modificaciones determinadas con recursos de la Unidad
· Procedimiento Integral para la elaboración de trabajos internos (Talleres)
· Procedimiento Integral para la elaboración de trabajos externos (Talleres)
· Procedimiento Integral para la solicitud de material (Talleres)
· Procedimiento Integral para el préstamo de herramientas (Talleres)
· Procedimiento Integral para la elaboración de Trabajos Internos (Inst. y Mant.)
· Procedimiento Integral para la elaboración de Trabajos Externos (Inst. y Mant.)
· Procedimiento Integral para la solicitud de material (Inst. y Mant.)
· Procedimiento Integral para el préstamo de herramientas (Inst. y Mant)

2. Formatos (Diseño y Rediseño):

· Orden de Trabajo
· Control de Salida de Material
· Control de Salida de Herramientas
· Carta – Contrato.

COORDINACION DE SISTEMAS ESCOLARES (Sección de Actividades Deportivas)

· Elaboración del “Reglamento de foot – ball Americano Juvenil “Los Mastines”
· Elaboración del Contrato de Asociación Civil para los integrantes del equipo de Foot – Ball Americano Juvenil

COMPUTO

2. Formatos:
· Formato para la recopilación de datos socio – económicos del personal de la Unidad.

PLANEACIÓN

Formatos (Diseño)
· Hoja para documentación
· Diseño de Registro
· Organigrama de la Sección de Planeación

INFORMACION Y SISTEMAS

ESTUDIOS ESPECIALES

· Presupuesto por Programas: “Motivo de los Subprogramas”
· Elaboración del Procedimiento para la “Distribución de Despensas en la Tienda de la UAM” así como el formato correspondiente
· Elaboración en coordinación con Recursos Humanos del Estudio que determina la problemática que guardan las plazas pendientes de aprobación por Rectoría General.

OTRAS ACTIVIDADES

· Elaboración del Control de Correspondencia Recibida.- Secretaría Unidad
· Elaboración del Control de Correspondencia Enviada.- Secretaría Unidad.
· Coordinación del cambio de la División de CBI al edificio “T”
· Actualización del Manual de Organización; así como su revisión final y presentación
· Asistencia a las reuniones del Proyecto del Presupuesto por Programas

ACTIVIDADES PERMANENTES:

· Asistencia a la Comisión de Tabuladores en Rectoría General
· Asistencia a las reuniones de coordinación de OMP – Rectoría General
· Actualización del Catálogo de Firmas de la Unidad
· Actualización del Organigrama de la Unidad.

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